ویژگی های یک سیستم مدیریت اطلاعات پروژه

با توجه رویکرد چند سال اخیر شرکت های پروژه محور و همچنین شرکت های کارفرمایی جهت به کار گیری یک نرم افزار مدیریت اطلاعات پروژه و نظر به اهمیت استفاده از این نرم افزار به عنوان ابزاری ضروری مدیران پروژه برای مدیریت اطلاعات و پایش وضعیت پروژه ها، آگاهی از ویژگی های اساسی یک نرم افزار مدیریت اطلاعات پروژه در جهت انتخاب صحیح مقوله مهمی است که در این مقاله برای راهنمایی مدیران ویژگی های اساسی که یک سیستم کارا برای مدیریت اطلاعات پروژه باید داشته باشد را تشریح خواهیم کرد:

۱- انعطاف پذیری

با توجه به شرایط متنوع پروژه ها و همچنین پارامتر های متعددی که می تواند نحوه اجرای پروژه ها را تحت تاثیر خود قرار دهد، مهمترین ویژگی یک نرم افزار مدیریت اطلاعات پروژه میزان انعطاف پذیری آن با این شرایط است. علاوه بر این نکته مهم تر احتما تغییر هر یک از این پارامتر ها در حین اجرای پروژه نیز می باشد. بدین معنی که پارامتر های پروژه فارغ از میزان تنوع آن در طول پروژه نیز ثابت نیستند و همواره در حین اجرا نیز بنا به شرایط دستخوش تغییرات مختلف و متعددی می شوند که اگر نرم افزار مدیریت اطلاعات پروژه قابلیت انعطاف پذیری مناسبی در مواجهه با این شرایط نداشته باشد عملا و در مسیر اجرا به ابزاری ناکارآمد تبدیل شده و اثر خود را از دست خواهد داد.

۲- قابلیت طراحی فرآیند ها

یکی از اساسی ترین ویژگی های یک نرم افزار مدیریت اطلاعات پروژه، پشتیبانی از فرآیندهای پروژه در هر فاز و در هر مرحله از اچرای پروژه می باشد. امکان تعریف فرآیند انجام کار با مشارکت عوامل مختلف پروژه یکی از نیاز های اصلی پروژه می باشد که در صورت فقدان این قابلیت در نرم افزار مدیریت اطلاعات پروژه سبب می شود تا عملا بخش هایی از فرآیند پروژه که قابلیت پشتیبانی از آنها در نرم افزار وجود ندارد در خارج از سیستم و به صورت سنتی انجام پذیرد.

۳- جامعیت و یکپارچگی

تعدد فرآیند ها و گام های مختلف پروژه اعم از فاز مهندسی، خرید و تدارکات، ساخت و اجرا و راه اندازی و پیش راه اندازی و ارتباط تنگاتنگ اطلاعات و داده های پروژه در هر یک از این فازها و گام های موجود، ضرورت حفظ یکپارچگی در یک نرم افزار مدیریت اطلاعات پروژه را اجتناب ناپذیر می نماید. به عنوان مثال اطلاعات تولید شده در فاز مهندسی پروژه در تمامی فاز های خرید ساخت و حتی بعد از اتمام اجرا و در زمان تحویل به بهر بردار کاربرد دارد.

۴- پوشش کامل ارتباطات بین ارکان

یکی دیگر از ویژگی های ضروری یک نرم افزار مدیریت اطلاعات پروژه امکان پشتیبانی از تمامی فرآیند های مرتبط با ارکان مختلف پروژه با حفظ سطوح دسترسی به اطلاعات می باشد. یک نرم افزار مدیریت پروژه مناسب باید قابلیت تعریف ارکان پروژه با فرآیندها و جایگاه های تعریف شده با در نظر گرفتن سطوح دسترسی هر یک از آنها را داشته باشد.

۶- در دسترس بودن

در دسترس بودن اطلاعات پروژه فارغ از موقعیت فیزیکی و جغرافیایی به یک ویژگی حیاتی یک نرم افزار مدیریت اطلاعات پروژه مبدل شده است. با توجه به گسترش اینترنت و همه گیر شدن حوزه ارتباط این نیاز امری بدیهی است. لذا وب بیس (Web Base) بودن یک نرم افزار مدیریت اطلاعات پروژه امری بدیهی است که در حین انتخاب نرم افزار باید مورد نظر قرار گیرد.

۷- ابزار سفارش سازی (ماژول ادمین)

میزان نیاز پروژه به تیم توسعه دهنده نرم افزار یک ریسک محسوب می شود. اینکه نرم افزاری که در خدمت پروژه قرار می گیرد به چه میزان به تیم توسعه دهنده نرم افزار وابسته است خود یک آیتم مهم برای تصمیم گیری برای انتخاب یک نرم افزار مدیریت اطلاعات پروژه می باشد. پروژه موجودیتی است زنده که همواره در طول عمر خود دستخوش تغییرات فراوان می گردد که این در صورت وابسته بودن آن به تیم تولید نرم افزار همواره خطر توقف سیستم یا بروز تاخیر در به روز نگاه داشتن آن وجود خواهد داشت. این در حالی است که در صورت وجود ابزاری با رابط کاربری مناسب به عنوان ادمین سیستم میزان وابستگی به تیم تولید کننده نرم افزار به حداقل خواهد رسید. در نظر گرفتن این نکته که نرم افزار مدیریت اطلاعات پروژه ای که قصد تهیه آن را داریم تا چه حد ابزاری برای انجام تنظیمات و تعاریف پروژه مجهز می باشد پارامتر بسیار مهمی برای تصمیم گیری خواهد بود.

بیشتر بخوانید : نرم افزار کنترل مدارک مهندسی

هفت ویژگی فوق خصوصیات کلی بوند که به عنوان پارامتر های حداقلی برای کمک به مدیران برای انتخاب یک نرم افزار مناسب برای مدیریت اطلاعات پروژه بر شمرده شد. علاوه بر این در گام بعدی و با هدف بررسی تخصصی تر نرم افزار و ماژول های مربئط به آن ویژگی های متعدد نیز دیگری وجود دارد که بعد از این موارد هفتگانه از نظر گذراندن آن نیز از اهمیت بالایی برخوردار می باشد.

این مطلب رپورتاژ بوده و توسط تحریریه اقتصادآنلاین نوشته نشده است