به طور خلاصه، این فهرست یک ابزار سازمانی است که تمام تراکنش‌های مالی را که شرکتی در یک دوره حسابداری خاص انجام داده است به طور قابل هضم تفکیک و به زیر گروه‌های مختلفی تقسیم می‌کند.
نکات کلیدی
از این فهرست برای سازماندهی امور مالی و ارائه تصویر واضح تری از سلامت مالی شرکت به اشخاص ذینفع مانند سرمایه گذاران و سهامداران استفاده می شود.
فهرست های حساب ها معمولاً برای تسهیل یافتن حساب‌های خاص برای خوانندگان حاوی نام، توضیحات مختصر و کد شناسایی هستند.
نحوه عملکرد فهرست حساب ها (COA)
شرکت‌ها از فهرست حساب ها (COA) برای سازماندهی امور مالی خود استفاده می‌کنند و با استفاده از آن‌ها به اشخاص ذینفع مانند سرمایه‌گذاران و سهامداران، بینش واضح‌تری نسبت به سلامت مالی خود ارائه می‌دهند. تفکیک هزینه ها، درآمدها، دارایی ها و بدهی ها دستیابی به این هدف را تسهیل و تضمین می کند که صورت های مالی مطابق با استانداردهای گزارش‌دهی مالی ارائه شوند.
حساب‌هایی که شرکت در اختیار دارد معمولاً به ترتیب نمایش آن‌ها در صورت های مالی در این فهرست نشان داده می شوند. این مسئله بدان معناست که ابتدا حساب‌های ترازنامه، دارایی‌ها، بدهی‌ها و سرمایه سهامداران و پس از آن حساب‌های صورت سود و زیان – درآمدها و هزینه‌ها فهرست می‌شوند.
فهرست حساب های شرکت‌های کوچک ممکن است شامل این حساب های فرعی در بخش حساب دارایی ها باشد:
پول نقد
حساب پس انداز
مانده تنخواه‌گردان
حساب های دریافتنی
وجوه سپرده‌گذاری نشده
دارایی های موجودی انبار
پیش‌پرداخت بیمه
وسایل نقلیه
ساختمان ها
حساب بدهی نیز ممکن است دارای حساب های فرعی زیر باشد:
کارت اعتباری شرکت
بدهی های تعهدی
حساب های پرداختنی
بدهی های حقوق و دستمزد
اوراق بهادار قابل پرداخت
سرمایه سهامداران را نیز می توان به حساب های زیر تقسیم کرد:
سهام عادی
سهم ممتاز
سود انباشته
برای سهولت در یافتن حساب‌های خاص برای خوانندگان، معمولاً فهرست‌های حساب‌ها حاوی نام، توضیحات مختصر و کد شناسایی برای هر حساب هستند. به هر حساب در این فهرست یک عدد چند رقمی اختصاص داده شده است. برای مثال، شماره همه حساب‌های دارایی معمولاً با عدد 1 شروع می‌شوند.
در اینجا روشی را برای درک نحوه ارتباط فهرست های حساب ها با امور مالی شما ارائه می‌کنیم. فرض کنید در یک بانک یک حساب جاری، یک حساب پس انداز و یک گواهی سپرده (دارید. هنگامی که به صورت آنلاین وارد حساب خود می شوید، معمولاً به یک صفحه نمایش کلی می روید که مانده هر حساب را نشان می دهد. به طور مشابه، اگر از یک برنامه آنلاین مانند Mint یا Personal Capital استفاده کنید که به شما اجازه می‌دهد تمام حساب‌های خود را به صورت یکجا مدیریت کنید، صفحه‌ای که به آن نگاه می‌کنید اساساً با همان فهرست حساب های یک شرکت یکسان است. می توانید تمام دارایی ها و بدهی های خود را در یک صفحه مشاهده کنید.
نمونه ای از فهرست حساب‌ها
در میان حساب‌های صورت سود و زیان، درآمدها و هزینه‌ها را می‌توان به درآمدهای عملیاتی، هزینه‌های عملیاتی، درآمدهای غیرعملیاتی و زیان‌های غیرعملیاتی تقسیم کرد. علاوه بر این، حساب‌های درآمدهای عملیاتی و هزینه‌های عملیاتی را نیز می‌توان بر اساس عملکرد تجاری و یا بر اساس بخش‌های شرکت سازماندهی کرد.
بسیاری از سازمان ها فهرست های حساب های خود را طوری سازماندهی می‌کنند که اطلاعات هزینه ها به طور جداگانه به ازای هر بخش گردآوری شود. بنابراین، بخش فروش، بخش مهندسی و بخش حسابداری همگی مجموعه ای یکسانی از حساب های هزینه خواهند داشت. نمونه هایی از حساب های هزینه شامل بهای تمام شده کالای فروخته شده (COGS)، هزینه استهلاک، هزینه آب و برق و هزینه دستمزدها است.
ملاحظات ویژه
فهرست های حساب ها ممکن است از شرکتی به شرکت دیگر متفاوت باشند و برای انعکاس عملیات شرکت مربوطه طراحی شوند. با این حال، این فهرست‌ها همچنین بایستی دستورالعمل های تعیین شده توسط هیئت استانداردهای حسابداری مالی (FASB) و اصول پذیرفته شده حسابداری (GAAP) را نیز رعایت کنند.
نکته مهم این است که فهرست حساب ها سال به سال یکسان نگه داشته می شوند. انجام این کار امکان مقایسه دقیق وضعیت مالی شرکت در طول زمان را تضمین می‌کند.
