چرا باید در کسب‌وکارتان بازنگری کنید؟

بهترین راه آن است که اطمینان یابید طی فصول تغییر، به‌طور مرتب به ارزیابی و بازنگری احتمالی عملیات شرکت می‌پردازید. این کار مانع غفلت از عوامل درونی و بیرونی تغییر می‌شود و می‌توانید استراتژی‌هایتان را با آنها منطبق کنید. همچنین با ارزیابی مکرر شرایط و عملکرد شرکت، می‌توانید به انعطاف‌پذیری بالاتری برسید و در راستای منافع همه ذی‌نفعان خود حرکت کنید.

 فهرست کردن عوامل بیرونی

کار را با بررسی عوامل بیرونی اثرگذار بر کسب‌وکارتان شروع کنید. سیاست‌ها و تصمیمات دولت‌ها در مواجهه با کرونا یا قرنطینه، تعطیلی بازارها و حتی ایجاد محدودیت‌های تردد، مثال‌هایی واضح از ماه‌های اخیر است. برای مواجهه موفق با چنین چالش‌هایی، شرکت شما باید تغییراتی در رویه‌ها و برنامه‌های خود ایجاد کند تا ضمن اطمینان از عملکرد خود، طبق قوانین و مقررات جدید دولت عمل کرده باشد.

همچنین باید به بررسی این موضوع بپردازید که کدام اقدامات و تصمیمات شما باید دائمی شوند. به‌عنوان مثال، با همه‌گیری کرونا بیشتر شرکت‌ها به کارکنان خود اجازه دادند تا به‌طور موقت از خانه کار کنند. اما بسیاری از شرکت‌های قرار گرفته در فهرست ۵۰۰ فوربس (از جمله فیس‌بوک و مایکروسافت) درحال فراهم آوردن امکان دورکاری دائمی کارکنانشان هستند. آنها به این نتیجه رسیده‌اند که این شیوه باعث افزایش بهره‌وری و کاهش نرخ استعفای کارکنان می‌شود. چندین عامل استراتژیک بیرونی دیگر بر فضای کسب‌وکار پس از کرونا اثرگذار خواهند بود. امروزه کسب‌وکارها درحال ایجاد بسترهایی هستند که امکان ارزش‌آفرینی را برای مردم فراهم کنند. آنها دیگر مثل گذشته فقط به تولید و ارائه یک محصول خاص به بازار نمی‌اندیشند. ایر بی‌اند‌بی (Airbnb) را در نظر بگیرید. ایر بی‌اندبی این امکان را برای مردم عادی فراهم می‌آورد تا هر چند روز یک‌بار، اتاقی را که نیاز ندارند، یک شب یا چند شب به مسافران شهر خود اجاره دهند. این شرکت به این صورت توانسته است، بی‌نیاز از مالکیت تعداد بی‌شماری املاک یا هتل (و بدون هزینه‌های ثابت آنها) شرایط را برای نفع بردن تمام حلقه‌های مدل کسب‌وکار خود فراهم سازد. همچنین بسترهای اشتراک‌گذاری اینترنتی دیگری می‌توان در بازار یافت؛ از تاکسی‌های اینترنتی گرفته تا اجاره فضای خالی هارد لپ‌تاپ. این تغییر نگاه به ارزش‌آفرینی شرکت‌ها می‌تواند باعث موفقیت شما هم بشود.

یک مولفه خارجی مهم دیگر که نباید از آن چشم پوشید، شرایط کنونی بازار است که خود تحت‌تاثیر چند عامل قرار گرفته است. تغییرات سیاسی، قوانین تجارت، مولفه‌های اقتصادی، سیاست‌گذاری و قوانین و حتی تغییرات اجتماعی و فرهنگی بسیاری را شاهد هستیم. این عوامل می‌توانند بر پایداری کسب‌وکار شما اثر بگذارند. در طرف مقابل، ممکن است فرصت‌هایی نهفته در هر یک از آنها باشد که بدون بازنگری مکرر در استراتژی‌ها و فعالیت‌هایتان قادر به شناسایی‌شان نباشید.

همچنین در گذشته، اصطلاح «پایداری» فقط برای رشد و سود بلندمدت شرکت‌ها استفاده می‌شد. اما امروزه باید اطمینان یابید که کسب‌وکارتان اثری مثبت هم بر جوامع محلی و بین‌المللی و هم بر محیط‌زیست می‌گذارد. یکی از نشانه‌های اهمیت یافتن تغییرات محیطی در فعالیت کسب‌وکارها، ظهور مفاهیمی مانند شاخص اخلاق کسب‌وکار و مدیریت مسوولانه (ESG) در پژوهش‌های مدیریتی است.

این شاخص را می‌توان به‌عنوان «مجموعه‌ای از شاخص‌های سنجش عملکرد غیرمالی که شامل شاخص‌های اخلاقی، پایداری و مدیریت مسوولانه می‌شود» تعریف کرد. یکی از مسائلی که در حوزه این بحث قرار می‌گیرد، اطمینان یافتن مدیریت شرکت‌ها از فعالیت مسوولانه و شفاف برای کاهش میزان انتشار گازهای گلخانه‌ای است. برخلاف انتظار، برخی پژوهش‌ها حتی از همبستگی مثبت این شیوه مدیریت در بهبود عملکرد مالی شرکت‌ها خبر داده‌اند. به‌عنوان مثال، پژوهش تازه‌ای از شرکت مشاوره مدیریت مک‌کینزی نشان می‌دهد که هر قدر امتیاز شما در شاخص اخلاق کسب‌وکار و مدیریت مسوولانه بالاتر باشد، نسبت بدهی به حقوق صاحبان سهام و همچنین وجهه اجتماعی بالاتری برای نشان تجاری خود خواهید داشت. امروزه حتی سرمایه‌گذاران بازارهای سهام هم در تصمیم‌های خرید خود، توجه بیشتری به مسوولیت‌پذیری اخلاقی شرکت‌ها در مقابل ذی‌نفعان، جامعه و محیط‌زیست دارند. شاید با این شرایط، شما هم بهتر باشد به این استراتژی‌ها برای افزایش بهبود وجهه اجتماعی‌تان توجه کنید.

 بازنگری در استراتژی تجاری

زمانی که به خوبی نسبت به شرایط بازار و سایر مولفه‌های بیرونی اشراف پیدا کردید، زمان بازنگری در استراتژی تجاری کنونی خود از جمله اهداف، رشد و پایداری می‌رسد. چطور باید شروع کنید؟ کار را با تجزیه حوزه‌های نیازمند ارزشیابی شروع کنید.

 برنامه تجاری کنونی خود را بررسی کنید

حتی اگر فکر می‌کنید برنامه تجاری کنونی‌تان به خوبی به تمام این تغییرات توجه کرده است، احتمالا لازم باشد باز‌هم اطمینان یابید که همه چیز در راستای دستیابی به رشد پایدار شما قرار گرفته است. آیا به ارزیابی شاخص اخلاق و مدیریت مسوولانه در بازاریابی پرداخته‌اید؟ آیا به فعالیت حضوری کارکنان خود ادامه می‌دهید یا شرایط دورکاری دائمی را برایشان فراهم ساخته‌اید؟ آیا نقاط ضعف قابل حل یا نقاط قوت تازه کشف‌شده‌ای دارید که بتوانند شرکت شما را به پیش برانند؟

لازم است که نه تنها نسبت به شرایط اثرگذار بر بازارهای امروز احاطه پیدا کنید بلکه به برنامه‌ای برای انطباق با آنها هم نیاز دارید. با آنکه بسیاری از مدیران عامل شرکت‌ها از اهمیت پایداری در کسب‌وکار آگاهی دارند، کمتر از نیمی از آنها برنامه‌ای عملی در این رابطه در پیش گرفته‌اند و فقط یک‌چهارم آنها می‌دانند که این مساله می‌تواند بر رقابت‌پذیری‌شان اثر بگذارد. اجازه ندهید شرکت شما در این زمینه از رقبا عقب بماند.

گام بعد، ارزیابی مجدد فرآیندهای اساسی کسب‌وکار برای اطمینان از عملکرد بهینه شرکت است. به این منظور، حوزه‌های کلیدی را برای بررسی مشخص و مهم‌ترین کارکنان در رسیدن به موفقیت را تعیین کنید.

 ارزیابی واحدها و فرآیندهای کلیدی

حوزه‌های مختلفی از شرکت شما هستند که با بررسی آنها می‌توانید از انطباق برنامه‌هایتان با اهداف خود اطمینان یابید. به‌طور طبیعی، این سخن به معنای همکاری با واحدهای متناسب برای ایجاد تغییراتی تدریجی و پایدار، بازنگری در برنامه تجاری خود و موفقیت در هر تغییر و تحولی در برنامه‌تان است. برخی از واحدهایی که نیاز به بررسی و همکاری نزدیک با آنها دارید، از این قرارند:

*منابع انسانی. لازم است به افرادی که کارکنان شما را مدیریت می‌کنند، توجه بیشتری داشته باشید. آنها کارکنان را در جریان آخرین تحولات و تغییر سیاست‌ها، اهداف کسب‌وکار و... قرار می‌دهند. اگر قرار است شاخص اخلاق و مدیریت مسوولانه کسب‌وکار را به‌کار ‌گیرید، سیاست‌های رسانه‌های اجتماعی را تغییر دهید یا هرگونه ارتقا و بهبود زیرساخت‌هایی را در دستور کار داشته باشید که به‌طور مستقیم بر کارکنانتان اثر می‌گذارند، باید مطمئن شوید که تیم منابع انسانی، شما را در این راه یاری می‌رساند.

به این منظور، باید به بررسی و بازنگری در دستورالعمل‌ها و الگوهای تصمیم‌گیری حوزه منابع انسانی خود بپردازید. از آنجا که کارکنان باید در جریان تغییرات و قادر به درک آنها باشند، نیازمند اطلاع‌رسانی روشن درباره این تغییرات و تعیین انتظارات جدید از آنها خواهید بود. زمانی که دستورالعمل‌های راهنمای کارکنان را به دست آنها رساندید، از آنها درخواست کنید که این موارد را به رسمیت شناخته و اقدامات مناسب را در راستای اجرایشان شروع کنند.

* واحد فناوری اطلاعات. هنگام تغییر برنامه تجاری، کارکنان فناوری اطلاعات شما تبدیل به یکی از مهم‌ترین عوامل موفقیت خواهند شد. همزمان با رشد شرکت، نیازهای شما به ذخیره‌سازی داده، پهنای باند، امنیت سایبری و همچنین نرم‌افزارها و سخت‌افزارها افزایش می‌یابد. اهمیت واحد فناوری اطلاعات به ویژه در صورت دورکار بودن کارکنانتان و استفاده از فناوری‌های ابری برای دسترسی به داده‌های مورد نیاز افزون می‌شود.

اطمینان یابید که فناوری‌های شما به‌روز هستند؛ به‌ویژه خدمات امنیتی مانند نرم‌افزارهای آنتی‌ویروس. در مورد خطرات و ریسک‌های بالقوه مانند نشت اطلاعات شرکت، به مشورت با کارکنان فناوری اطلاعات خود بپردازید تا بتوانند استانداردها و مقرراتی برای فعالیت کارکنان تدوین کنند. به‌عنوان مثال، ذخیره اطلاعات شرکت و حتی اطلاعات شخصی یا کارت‌های بانکی در فضای آنلاین می‌تواند کسب‌وکار را در معرض خطر قرار دهد. فهرستی از بایدها و نبایدهای فناوری می‌تواند از امنیت شرکت شما حفاظت کند.

* بازاریابی و روابط عمومی. بازنگری و تغییر برنامه‌های تجاری می‌تواند اندکی خیال شما را از آینده آسوده سازد. با این حال، دوره‌های تغییر و تحول معمولا برای سرمایه‌گذاران، مشتریان یا کارکنان شما دشوار خواهد بود. در این دوران نیاز است با واحدهای بازاریابی و روابط‌عمومی خود همکاری کنید تا اطمینان یابید تمام ذی‌نفعان نسبت به این تغییرات آگاهی کافی دارند و نیازی به نگرانی‌شان نیست.

اگر تصور می‌کنید اطلاع‌رسانی درباره سیاست‌های کسب‌وکار برایتان دشوار است، به یاد آورید که چالش‌های همه‌گیری جهانی را پشت‌سر گذاشته‌اید. در این موضوه حفظ آرامش، شفافیت و اجتناب از تناقض‌گویی در پیام‌ها اهمیت فراوانی دارد.

مهم‌ترین قانون ارتباطات سازمانی، رفتار برابر با همه ذی‌نفعان است. این مساله فراتر از کارکنان و مشتریان می‌رود و مخاطبان بیرونی، شرکای بالقوه و حتی دولت را هم در بر می‌گیرد. حفظ ارتباطات استوار، حرفه‌ای و قاطع باعث می‌شود که اعتبار و وجهه‌ای را به‌عنوان یک شرکت حرفه‌ای و قابل اعتماد به دست آورید.

* تدارکات. احتمالا واحد تدارکات شما با چالش‌های بسیاری در سال ۲۰۲۰ مواجه بوده و شاید موانع یا هزینه‌های غیرمنتظره‌ای برای آنها به وجود آمده باشد. بازنگری در فرآیند تدارکات و تهیه مواد اولیه و ملزومات فعالیت، کمک می‌کند تا کسب‌وکار شما عملکرد بهینه‌ای داشته باشد و زمان و پول بیشتری صرفه‌جویی کنید. این کار همچنین می‌تواند تجربه بهتر و رضایت بیشتری برای مشتریان به ارمغان آورد.

با بررسی رویه‌های کنونی تدارکات کسب‌وکار خود، مشخص کنید که آیا ضعف‌هایی دارید یا خیر. اگر در دوران کرونا، برای تامین برخی ملزومات یا مواد اولیه در زنجیره تامین خود با مشکل مواجه شدید، اکنون زمان یافتن راهی برای پیشگیری آنها در آینده است. شاید نیاز باشد که به بررسی تامین‌کنندگان کنونی خود هم بپردازید و البته این موضوع را درک کنید که احتمالا حل برخی از مشکلات فراتر از توانایی آنها بوده است.

* مدیریت مالی. همان‌طور که گفته شد، توجه به ارزش‌های اخلاقی، اجتماعی، فرهنگی و زیست‌محیطی به اندازه مدیریت سرمایه‌گذاری‌ها و مخارج اهمیت دارند. این گفته به معنای آن است که واحدهای مدیریت مالی و حسابداری، گاهی با چالش‌هایی مواجه می‌شوند که مانع از بهینه‌سازی هزینه‌ها و درآمدهای شرکت می‌شوند. این موضوع به‌ویژه زمانی دیده می‌شود که اقدامات موقت شما در زمان کرونا، اکنون رها شده یا حتی تبدیل به رویه‌ای دائمی شده باشند.

برای بررسی گزارش‌های تراز‌نامه، صورت‌های سود و زیان و فهرست مخارج غیرعادی زمان بگذارید. شاید حتی لازم باشد که به تنظیم مجدد و تعیین اولویت‌های جدید بپردازید. به‌عنوان مثال، اکنون و حتی پس از کرونا، تهیه اقلام گران‌قیمتی مانند مواد ضدعفونی‌کننده تبدیل به یک الزام شده‌اند. چنین هزینه‌هایی نیازمند مدیریت بهتر هزینه‌ها و جریان‌های درآمدی است.

* رهبری سازمانی. با رشد شرکت و تغییرات بازار، ممکن است نیاز به استخدام کارکنان بیشتری برای مدیریت و هدایت شرکت از میان تغییرات داشته باشید. درحالی‌که پیروی از قوانین استخدام اهمیت دارند، استخدام مدیرانی در اولویت است که تجربه ایجاد تغییرات مثبت در شرکت‌های پیشین خود را داشته باشند. اطمینان یابید که مدیران جدید با فرهنگ سازمانی شما همخوانی دارند و در عین حال درباره تغییرات مورد نیاز، قاطع و صادق باشید.

 چه میزان بازنگری در شرکت نیاز است؟

قانونی کلی درباره دوره‌های بازنگری در عملیات شرکت وجود ندارد، اما یک قاعده کلی، بازنگری‌های ۶ تا ۱۲ ماهه را توصیه می‌کند. البته که بازنگری پس از یک تغییر بزرگ نیز نیاز خواهد بود. به‌عنوان مثال، پس از بحران کرونا، باید به بازنگری اقدامات موقت برای دائمی شدن برخی و کنار گذاشتن بقیه آنها اقدام کرد.

ممکن است فقط یک حس درونی به شما بگوید که اوضاع به خوبی تصورتان پیش نمی‌رود و نیاز به بازنگری در وضعیت شرکت و محیط دارید. اما پایداری و بهبود هم نیازمند بازنگری است. نگاهی دقیق و قاطع به وضعیت موجود می‌تواند اقدامات لازم برای تبدیل شدن به یک شرکت خوش‌نام، قابل اعتماد و دارای اثری مثبت بر جهان را به شما نشان دهد.