راهکارهای ارتقای بهره‌وری در محیط کار

به نظر کارشناسان، فرهنگ حاکم بر فضای سازمان ها می تواند نقش مهمی بر میزان انگیزه کارمندان و افزایش راندمان کاری آنها داشته باشد. این امر می تواند از طریق راهبردهایی از قبیل تطبیق مشاغل با تخصص های افراد، مشارکت کارمندان در فرایند کار و استفاده از سیستم تشویق و تنبیه بهبود یابد.

کد خبر: ۳۷۹۷۲۲

۱۹ شهريور ۱۳۹۸

به گزارش اقتصادآنلاین به نقل از ایرنا، فرهنگ سازمانی همان شالوده درونی و ساختار غیر مشخص سازمان است که بر اساس اهداف، فناوری، ساختار، سیاست ها، عملکرد و محصولات سازمان تجلی می یابد و آشکارترین نمودش را در رفتار کارکنان می توان مشاهده کرد. بطور کلی فرهنگ سازمانی یک ادراک است که افراد از یک سازمان دارند. صفات ویژه ای است که به سازمان اختصاص دارد و بیانگر مشخصات معمول و ثابتی است که یک سازمان را از دیگر سازمان ها متمایز می کند.

فرهنگ سازمانی مشخصا متشکل از عناصر متعدد و مشخصی است که می تواند بر میزان و کم و کیف تلاش های کارمندان موثر باشد. اما اینکه این عناصر چه مواردی هستند و چگونه بر میزان کارایی کارمندان تاثیر می گذارند از جمله سوالاتی هستند که در گفت و گویی که با ناهید بابایی، محقق و جامعه شناس انجام شد، سعی گردید به آنها پرداخته  شود.

**محیط کار می تواند یاس و نامیدی در افراد (کارمندان) ایجاد کند

بابایی در این خصوص که محیط کار چگونه می تواند یاس و نا امیدی در کارمندان ایجاد کند، گفت: بدیهی است که فضای کاری یک سازمان، نشان‌دهنده‌ی فرهنگ حاکم بر آن نیز است. افراد در بدو ورود با مشاهده‌ی طراحی و سبک چیدمان آن، به فرهنگ حاکم آن پی می برند. در بسیاری از  مناطق دنیا فضای استاندارد برای یک دفتر کار در سازمان ها تعریف شده است و همین امر باعث توجه هرچه بیشتر کارشناسان و صاحب‌نظران مدیریت به وجود متغیرها و عوامل متعدد دخیل در مورد چیدمان و ابعاد فیزیکی محل کار کارکنان شده است.

وی افزود: فراهم ساختن محیطی آرام از اصولی ترین وظایف مدیر برای کارکنان است. برخی مشاغل مانند فعالیت های پژوهشی، نیازمند محیطی آرام و بی سر وصداست. از این رو، گاهی محیط کار، سیستم کاری مانند دور بودن، پر سروصدا بودن محیط، مسئله گرمایش و سرمایش یا محدودیت های سازمانی باعث از بین رفتن انگیزه در برخی کارکنان می شود. همه‌ی افراد برای تمرکز و بهتر کار کردن به سکوت نیاز دارند. فراهم کردن فضای مناسب برای تمرکز کارمندان یکی از وظایف اساسی مدیران است. بدیهی است در محیط آرام همه افراد ارزشمندی خود را احساس می‌کنند و خود را جزئی از سازمان می دانند. کارکنان مطیع و نه متعهد، کارکنان با انگیزه ای نیستند. آنان تا وقتی تحت نظارتند فعالیت می کنند و آنچه را فرمان می گیرند انجام می دهند، تا از تنبیه و سرزنش دور بمانند. ولی همین که خود را تحت نظارت نبینند به کمترین ضرورت اکتفا می کنند و دیگر ابتکاری نخواهند داشت و راه حلی برای مشکلات، پیشنهاد نخواهند داد.

**محیط کار در میزان بازدهی کارمندان تاثیر دارد

بابایی در این خصوص که محیط کار چگونه در میزان بازدهی کارمندان تاثیر دارد، گفت: مناسب بودن شرایط فیزیکی محیط کار مانند (فضای مناسب کار، نوع میز و صندلی، ابزارهای کاری از کامپیوتر تا تجهیزات صنعتی، نوع چیدمان میزها، تفکیک فضاها بر حسب نوع کار گروه های مختلف ) از  پیش نیازهای اولیه افزایش کارایی افراد است. در واقع مناسب بودن شرایط فیزیکی محیط کار که کارمندان بتوانند آزادانه قابلیت های خود را روی کار بگذارند، بدین معنی که ابزارهای مورد نیاز هر یک از کارکنان متناسب با نوع فعالیتشان در اختیار آنها قرار گیرد، می تواند در میزان کارایی آنها تاثیر بگذارد.

وی افزود: در فضای فرهنگی یک سازمان است که حس نهایی کارمندان را به شغل خود تعیین می‌کند و باعث افزایش انگیزه‌ی همکاری و تلاش و رشد یادگیری و پیشرفت می شود. در یک فرهنگ مثبت کاری و برخورد عادلانه با کارمندان، زمینه برای رشد اهداف سازمان فراهم می شود. استرس شغلی زمانی رخ می‌دهد که بین نیازهای شغلی با توانایی‌ها، قابلیت‌ها و خواسته‌های فرد هماهنگی نباشد.  اگر میزان استرس ناشی از انجام کار بیش از مقدار مجاز باشد، باعث بروز اختلالات جسمانی، روانی و رفتاری در پرسنل شده و تاثیر زیادی در کاهش بهره‌وری سازمانی و آسیب های اجتماعی کارمندان می شود.

**راهکارهای موثر برای تقویت فرهنگ سازمانی و میزان بهره وری

بابایی در خصوص راهکارهای موثر برای تقویت فرهنگ سازمانی و میزان بهره وری گفت: در عصر حاضر نمی توان بدون توجه به میزان بهره وری در تولید و بدون آگاهی از  ساز وکارها و عوامل موثر بر افزایش آن به سوی توسعه پایدار گام برداشت. دستیابی به اهداف و استراتژی های هر سازمانی مستلزم برخورداری از نیروی انسانی متخصص و کارآمد است. لذا برای دستیابی و گام برداشتن در این مسیر، بکارگیری افراد متناسب با رشته تحصیلی و تخصصی خود و به کارگیری آنان و حفظ کارمندان موفق یکی از نکات مهم موفقیت در هر سازمانی محسوب می شود.

وی افزود: امروزه سازمان های مختلف سالانه هزینه های کلانی را صرف تربیت نیروی انسانی ماهر می نمایند تا آثار و منافع آن را در بلندمدت در افزایش راندمان کاری و کاهش هزینه ها و  ایجاد خلاقیت و ابتکار توسط افراد ماهر را شاهد باشند. ایجاد انگیزه در کارمندان از وظایف مهم مدیریت هر سازمانی به‌ شمار می‌آید. ‌ارتقای عملکرد کارمندان، افزایش کیفیت کار و بازدهی آنان از اهداف مهم مدیر محسوب می‌شود.‌ کارمندانی که در محیط کار به آنان انگیزه داده می‌شود، احساس غرور می‌کنند. منابع و امکانات لازم برای آموزش و یادگیری کارمندان وجود دارد و به آن‌ها فرصت پیشرفت داده می‌شود. به هر کارمندی باید فرصت داد تا خودش را نشان دهد. افراد از لحاظ استعدادها، علایق، توانایی ها و دیگر خصوصیات با یکدیگر متفاوتند. هر کارمندی احساس می‌کند که واجد توانایی‌ها و مهارت‌های خاصی است که می‌تواند شرایط را تغییر دهد و ایده‌های خوبی در سر دارد. هیچ برنامه ای نمی توان به طور موفق به مرحله اجرا درآید مگر آنکه افرادی حائز تخصص و مهارت لازم در انجام آن وظیفه ایفای نقش کنند، لذا تناسب شغل و شاغل بخش بسیار موثری در تأمین کارآمدی مطلوب نیروی انسانی می باشد. این کار توسط واحد منابع انسانی از طریق روش هایی همچون مصاحبه با افرادی که نیاز های شغلی را به خوبی درک می کنند استفاده می شود.

این محقق افزود: تأیید و قدردانی از افراد، روش بسیار مؤثری برای ایجاد انگیزه است. قدردانی از کارکنان می تواند در قالب هدایای نقدی و غیرنقدی به آنان باشد. در بسیاری از موارد توجه عمیق تر به عوامل معنوی در ایجاد انگیزه مهم تر از عوامل مادی در کارکنان سازمان است. علاوه بر موارد فوق، از مهم ترین عواملی که می تواند میزان بهره وری کارکنان را در محیط کار افزایش دهد عبارتند از: ارزیابی کار کارمندان به طور منظم، آگاهی کارکنان به دانش و مهارت شغلی، امنیت شغلی، آگاهی و تبعیت از قوانین، تمرکز مدیر بر نقاط ضعف و انحراف کارکنان، وجود یک سیستم منطقی پاداش و تنبیه، حمایت مدیر از کارکنان، میزان آشنایی با شغل، قدردانی و حمایت از عملکرد افراد، علاقه به محیط کار، وجود جو عاطفی، ارائه بازخورد عملکرد، تشکیل جلسات مشترک و مشارکت کارکنان به عنوان عامل افزایش بهره وری است.

وی افزود: گاهی اوقات ستایش از هر امر دیگری موثرتر است و کارکنان بیشتر به ستایش پاسخ خواهند داد و سعی خواهند کرد بهترین توانایی خود را برای آن امر به کار گیرند. احترام گذاشتن به کارمندان را مدیران همواره باید در محیط سازمانی در نظر بگیرند. هر انسانی برای خود شخصیتی دارد و برای هویت خویش ارزش قائل است. احترام گذاشتن به شخصیت افراد، احساس هویت و شخصیت را در آنان زنده می کند و انگیزه آنان را بالا می برد و موجب می شود متقابلاً برای مدیران و اجرای دستورات آنان احترام قائل شوند. یک مدیر موفق در گفتار و رفتارش صداقت دارد. به کارکنانش دروغ نمی گوید و از سیاسی کاری اجتناب می ورزد. صداقت و یکرنگی خواست فطرت و خرد آدمی است که در مقابل دورویی قرار دارد. کارمندان خواهان ارتباط خوب با مدیر خود هستند. یک مدیر محبوب، با کارمندان سلام و احوال پرسی می کند، و فرصتی معین می کند تا کارکنان به راحتی با او صحبت کنند.

بابایی افزود: مشاغلی که مورد رضایت کارمندان و متناسب با خواسته افراد باشد، سبب انگیزش در آنان می شود. مدیران باید به این مسأله توجه کنند و تا آنجا که ممکن است مسئولیت های افراد را متناسب با علاقه مندی آنان انتخاب نمایند. سازمان می بایست به دنبال پیشنهاد یا دعوت از طرح های پیشنهادی زیردستان باشد. این امر موجب روح مشارکت در کارکنان می‌شود. همچنین باعث می شود کارمندان احساس مهم بودن کنند و در جستجوی روش های نوآورانه برای خلق محیط و روش کار بهتر باشند. معمولا کارکنان برای ارائه راه حل در جهت رفع مشکلات داوطلب نمی شوند، چون فکر می کنند مدیران به آنان میدان نمی دهند و به نظرات و پیشنهاداتشان توجهی ندارند و آنان را به رسمیت نمی شناسند و همین امر موجب بی انگیزگی آنان می شود. لیکن اگر در تصمیم گیری ها شرکت داده شوند احساس مسئولیت بیشتری می کنند.