۶ نکته مهم برای مدیریت جلسات آنلاین
بسیاری از مدیران سازمان‌ها و شرکت‌ها برای بررسی وضعیت کسب و کار و فعالیت خود، افزایش بهره‌وری کلی سازمان، بررسی مشکلات و چالش‌های درون سازمانی و … جلسه برگزار می‌کنند. در واقع، جلسه روشی برای بررسی و رفع چالش‌ها در هر مجموعه کوچک و بزرگ به شمار می‌رود. درسال‌های اخیر، رویکرد برگزاری جلسه‌ها تغییر کرده و بسیاری از نشست‌ها به صورت مجازی و آنلاین برگزار می‌شوند. از این رو، مدیران و برگزارکنندگان برای برگزاری موفق نشست‌های مجازی با استفاده از نرم افزار برگزاری جلسات آنلاین باید به چند نکته مهم توجه کنند.
ما در این مطلب، ۶ نکته مهم برای مدیریت جلسات مجازی را بررسی و بهترین پلتفرم برگزاری جلسه آنلاین را معرفی کرده‌ایم. با ما همراه باشید.
- ابتدا هدف خود را مشخص کنید
هدف از برگزاری جلسه چیست؟ این پرسش را قبل از برگزاری جلسه از خود بپرسید و دلیل خود را مشخص کنید. اولین نکته برای مدیریت جلسه‌های آنلاین و حتی حضوری این است که هدف داشته باشید و حتما دلایل خود را برای برگزاری نشست، به‌طور واضح روشن کنید.
بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها بدون هیچ هدف یا دلیل منطقی و با استفاده از نرم افزار جلسات آنلاین، نشست مجازی برگزار می‌کنند. این موضوع نه‌تنها به افزایش بهره‌وری و برطرف‌کردن چالش‌ها کمک نمی‌کند، بلکه باعث اتلاف وقت مدیران و کارکنان می‌شود. شاید به جای برگزاری جلسه، با یک گفتگوی کوتاه حضوری یا تلفن چند دقیقه‌ای بتوان چالش یا مشکل را برطرف کرد.
- جلسه آنلاین خود را با نرم‌افزارهای قدرتمند برگزار کنید
با بهبود وضعیت اینترنت و گسترش نرم افزار برگزاری جلسات آنلاین مانند اسکای‌روم، این امکان فراهم شده که نشست‌های کاری و غیرکاری خود را به صورت مجازی برگزار کنید. گاهی اوقات پیش می‌آید که کارمندان در دسترس نیستند یا اینکه به دلیل مواردی مانند آلودگی هوا، کلیه‌ی فعالیت‌ها تعطیل هستند؛ در چنین مواقعی، جلسه خود را در بستر نرم افزار برگزاری جلسات آنلاین برگزار کنید. برگزاری جلسه‌های مجازی، بهترین راهکار برای سازمان‌ها و شرکت‌ها در شرایط اضطراری است.
سازمان‌ها و شرکت‌ها با برگزاری جلسات آنلاین خود در اسکای‌روم می‌توانند در هزینه‌ها صرفه‌جویی و به‌صورت بهینه‌تر از زمان خود استفاده کنند. اسکای‌روم از زیرساخت‌های قدرتمندی بهره می‌برد و به خوبی می‌تواند نیاز سازمان‌ها و شرکت‌ها برای برگزاری نشست‌های آنلاین را برطرف کند. استفاده آسان، امکان کنترل کلیه‌ی فرایندهای مدیریت جلسه و امکان ارتباط گرفتن با تیم پشتیبانی از جمله دیگر قابلیت‌های اسکای‌روم به شمار می‌رود.
- زمان جلسه را مدیریت کنید
بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها در هنگام برگزاری جلسه‌های مجازی با استفاده از نرم افزار برگزاری جلسات آنلاین، به زمان توجه چندانی ندارند و معمولا بیشتر از زمان اعلام شده، نشست خود را ادامه می‌دهند. این موضوع، راندمان و بهره‌وری جلسات را به‌طور چشمگیری کاهش می‌دهد و احتمالا روی جمع‌بندی نهایی هم تاثیر منفی بگذارد. بر اساس تحقیقات انجام شده، ذهن انسان‌ها کمتر از یک ساعت می‌تواند در جلسه متمرکز بماند و پس از این زمان، تمرکز افراد کاهش می‌یابد. از این رو، توصیه می‌شود که زمان برگزاری جلسه‌های خود را مدیریت کنید تا ماهیت کسل کننده جلسات، به حداقل برسد.
- از دعوت افراد غیر مرتبط به جلسه پرهیز کنید
نشست خود را با افراد مرتبط با جلسه برگزار کنید تا موضوع مورد نظر خیلی سریع به نتیجه برسد. با حضور افراد غیرضروری و غیرمرتبط در نشست‌ها، جلسه‌ها دیرتر به نتیجه می‌رسند و امکان به وجود آمدن مسائل حاشیه‌ای نیز وجود دارد. معمولا جلسات اثربخش، با حضور افراد مرتبط و اصلی برگزار می‌شود و مدت زمان آن نیز کمتر از یک ساعت است.
- از اطلاع‌رسانی زمان برگزاری جلسه غافل نشوید
یکی دیگر از نکات مهم برای مدیریت جلسات آنلاین این است که زمان برگزاری را از قبل، اطلاع‌رسانی کنید. با اطلاع‌رسانی به موقع، از بی‌برنامگی و بی‌نظمی جلوگیری می‌کنید. برخی از مدیران سازمان‌ها و شرکت‌ها بدون اطلاع قبلی، جلسه برگزار می‌کنند. این موضوع نه تنها به برنامه‌ریزی شرکت‌کنندگان و مدیران حاضر در نشست ضربه می‌زند، بلکه بهره‌وری را کاهش می‌دهد. در همین راستا، به برگزارکنندگان جلسه‌های آنلاین پیشنهاد می‌شود که حداقل ۲۴ ساعت قبل، زمان برگزاری جلسه را اطلاع‌رسانی کنند.
البته این موضوع در مورد جلسه‌های فوری صدق نمی‌کند و مدیران سازمان‌ها و شرکت‌ها گاهی اوقات مجبورند که خیلی سریع و بدون اطلاع قبلی، با اعضای تیم یا مدیران رده میانی خود جلسه برگزار کنند.
- تدوین صورت جلسه را فراموش نکنید
برای جمع‌بندی و نتیجه‌گیری جلسه، حتما فردی را انتخاب کنید تا صورت جلسه را تدوین کند. برای صورت جلسه، باید تمامی نکات و جمع‌بندی موضوعات مهم نوشته شود.
معمولا یکی از افراد حاضر در جلسه، موارد مورد نیاز برای تدوین صورت جلسه را در همان لحظه یادداشت می‌کند. از این رو، فرد مورد نظر باید دقت کافی داشته باشد و جزئیات را فراموش نکند. البته اگر نشست خود را به صورت مجازی و با استفاده از نرم افزار جلسات آنلاین برگزار و آن را ضبط کنید، فرایند نوشتن صورت جلسه نیز آسان می‌شود.
برای ضبط جلسات آنلاین می‌توانید از سرویس ضبط ابری اسکای‌روم استفاده کنید. با فعالسازی این سرویس، ویدیوها با کیفیت Full HD در سرورهای اسکای‌روم ذخیره می‌شوند. علاوه بر این، سرویس ضبط اسکای‌روم به کیفیت اینترنت برگزارکنندگان و شرکت‌کنندگان وابسته نیست. در نتیجه، فرایند ضبط هیچگاه به دلیل ضعیف‌شدن سرعت اینترنت متوقف نمی‌شود.
اسکای‌روم، بهترین نرم افزار برگزاری جلسات آنلاین
اسکای‌روم، بزرگترین پلتفرم برگزاری جلسه آنلاین در ایران است که تاکنون بیش از ۴۰۰۰ شرکت و سازمان، نشست‌های کاری و غیرکاری خود را در بستر آن برگزار کرده‌اند. این نرم افزار برگزاری جلسات آنلاین تاکنون میزبان بیش از ۵۰ هزار برگزارکننده رویداد، کلاس و جلسه مجازی بوده است و بیش از ۲۷ میلیون نفر در رویدادهای برگزار شده در بستر اسکای‌روم شرکت کرده‌اند. در واقع، از هر سه ایرانی یک نفر تجربه‌ی استفاده از اسکای‌روم را داشته است.
این مطلب رپرتاژ آگهی می باشد و توسط تحریریه اقتصاد آنلاین تهیه نشده است.
