هرچیزی که باید در مورد بوروکراسی بدانید​

واژه بوروکراسی بر ساختاری پیچیده با لایه ها و رویه های متعدد دلالت دارد.

نظام هایی که تحت بوروکراسی ایجاد می شوند، تصمیم گیری را کندتر می سازند.

بوروکراسی‌ ها ممکن است به نظام‌ها رسمیت و صلبیت ببخشند، این ویژگی در مواقعی که پیروی از رویه‌های ایمنی اهمیت حیاتی دارد ضروری است.

اصطلاح بوروکراسی اغلب مورد انتقاد قرار می گیرد و به دلیل معنای ضمنی خود مبنی بر اهمیت بیشتر رویه ها نسبت به کارایی عملکرد، مفهومی منفی تلقی می شود.

قانون گلس-استگال نمونه خوبی از بوروکراسی موثر در ایالات متحده است.

نحوه عملکرد بوروکراسی

فرآیند بوروکراتیک غالبا انتقادبرانگیز است و مترادف با افزونگی، خودسری و ناکارآمدی است. افراد اغلب از عباراتی مانند بوروکرات، بوروکراتیک و بوروکراسی در زمینه منفی استفاده می کنند. به عنوان مثال، بوروکرات خواندن شخصی به این معنی است که او یک مقام دولتی است، در حالی که اصطلاح بوروکراسی نشان می دهد که رویه ها مهم تر از کارایی هستند. یکی از کاربردهای رایج کلمه بوروکراسی، توانایی تحقق‌بخشی به امور غیرممکن است.

بااین‌حال، روش متعادل تری برای نگاه به بوروکراسی وجود دارد. بروکراسی از دیدگاه ساختاری از تلاش برای هدایت سازمان ها از طریق نظام های بسته ناشی شده است. این نظام‌ها به منظور حفظ نظم، بایستی رسمی و سفت و سخت باشند. شاید تنها قابل شناسایی ترین ویژگی بوروکراسی استفاده از رویه های سلسله مراتبی برای ساده سازی یا جایگزینی تصمیمات مستقل باشد.

بوروکرات‌ها فرضیاتی ضمنی خاصی را در مورد سازمان و نحوه عملکرد آن در نظر می‌گیرند. یکی از این فرضیات این است که واحدهای تجاری ممکن نیست به نظام‌های عملیات باز تکیه کنند، چرا که این نظام‌ها برای بقای سازمان بسیار پیچیده یا نامطمئن هستند. در عوض باید یک سیستم بسته و با بازنگری منطقی اجرا و دنبال شود.

مهم

صحت رویه در بوروکراسی اهمیت اساسی دارد است.

بوروکراسی در مقابل حکمرانی و در مقابل اداره

بوروکراسی با حکمرانی یا اداره یکسان نیست. برخی از ساختارهای اداری بوروکراتیک نیستند و بسیاری از بوروکراسی ها جزئی از ساختارهای اداری نیستند. پس چه تفاوتی در میان آن‌ها وجود دارد؟ تمایز آن‌ها در اهداف هر نظام نهفته است.

بوروکراسی ها صحت رویه را بدون توجه به شرایط یا اهداف تضمین می کنند. حکمرانی شامل فرآیندها، رویه‌ها و نظام‌هایی است که در یک سازمان برای موارد زیر اجرا می‌شوند:

تصمیم‌گیری

تعیین افرادی که این تصمیمات را اتخاذ می‌کنند

نظارت بر عملکرد

جمع‌آوری داده‌ها و گزارش نتایج عملکرد

از سوی دیگر، یک اداره، منابع سازمان را به سمت یک هدف عینی مانند ایجاد سود یا اداره یک خدمت هدایت می کند.

در جوامع صنعتی مدرن، اغلب بین شرکت‌های خصوصی و سازمان‌های نظارتی دولتی بوروکراسی دوگانه وجود دارد. هر زمان که یک بوروکراسی نظارتی برای اعمال قوانین بر فعالیت تجاری وجود داشته باشد، ممکن است شرکت‌های خصوصی نیز برای جلوگیری از نقض این مقرراتی، بوروکراسی ایجاد کنند.

واقعیت سریع

بوروکراسی ها پیرامون ما را احاطه کرده‌اند. به عنوان مثال، یک شرکت نفتی ممکن است برای وادار کردن کارکنان خود برای تکمیل بررسی‌های ایمنی در هنگام کار در سکوهای نفتی بوروکراسی ایجاد کند.

انتقاد از بوروکراسی

ساختارهای بوروکراسی معمولاً واپس‌گرا هستند و رویه هایی را شناسایی می کنند که در گذشته به خوبی کار می کردند. این دیدگاه واپس‌گرا در تضاد با کارآفرینان و نوآورانی قرار می‌گیرد که مفاهیم آینده نگر را ترجیح می دهند و تلاش می کنند راه هایی را برای بهبود فرآیندها شناسایی کنند.

به عنوان مثال، فرآیندهای چابک از طریق یک فرآیند تکرار شونده که ویژگی مشخصه آن خود سازماندهی و مسئولیت پذیری است به بهبود فرآیندها منجر می‌شوند.در مقابل، بوروکراسی‌ های سفت و سخت با گذشت زمان کارایی عملیاتی را به ویژه در مقایسه با سازمان های رقیب بدون بوروکراسی بزرگ کاهش می دهند. از دست رفتن کارایی در شرایطی که از خود بوروکراسی برای محافظت ساختارهای قدرت تثبیت شده از رقابت استفاده می‌شود، آشکارتر می‌شود.

صلبیت بوروکراتیک کلاسیک و حمایت گرایی در دولت ایالات متحده رایج است. به عنوان مثال، اخراج کارکنانی که عملکرد ضعیف داشته‌اند دشوار است، زیرا در این کشور فرآیند لغو قرارداد سختی ایجاد شده است.

نمونه هایی از بوروکراسی

نمونه های مختلفی از بوروکراسی در اطراف ما وجود دارد. محل های کار، مدارس، دولت ها، همگی معمولاً ساختارهای سلسله مراتبی دارند که افراد بر اساس مهارت یا شایستگی (واقعی یا درک شده) پست های آن‌ها را پر می کنند.

جیمز ال. هسکت در مقاله ای در هاروارد بیزینس ریویو این سوال را مطرح کرد که آیا بوروکراسی در مشاغل دولتی یا خصوصی پدیده‌ی خوبی است یا خیر. این مقاله بوروکراسی ها را به عنوان نهادهایی توصیف می کند که به جای تصمیم گیری بر حقوق تصمیم گیری تمرکز دارند و بیان می کند که «بروکراسی‌ها برای تعمق یا تفکر ایجاد نشده اند.» طبق نظرات مولفان مشترک این مقاله، «بوروکراسی ها در اغلب موارد برای حفظ خودشان هستند و قدرت و نفوذ افراد در راس خود را گسترش می دهند.»

برخی از تهیه‌کنندگان مشترک مقاله که در سازمان‌های دولتی مشغول به کار بودند از نقش بوروکراسی دفاع می‌کردند اما در عین حال می‌دانستند که اصلاح بوروکراسی‌ ها ممکن است استقلال بیشتری را برای تصمیم‌گیرندگان فراهم کند. در اظهار نظر دیگری اشاره شده بود که بوروکراسی دولت ایالات متحده در ایجاد قانون گلس استیگال در سال 1933 نقش مؤثری داشت، این قانون مقرراتی را برای جداسازی بانکداری تجاری و سرمایه گذاری از برنامه های اجتماعی که به واسطه‌ی برنامه قرارداد جدید ایجاد شده بودند برقرار کرد. قرارداد جدید طرح ابتکاری رئیس جمهور فرانکلین دی روزولت بود که به طور مشابه در سال 1933 اجرا شد و برنامه‌های اجتماعی بسیاری که به موجب این قرارداد جدید اجرا شدند به احیای اقتصاد ایالات متحده و خروج آن از رکود بزرگ کمک کردند.

خاستگاه بوروکراسی

مفهوم بوروکراسی مفهومی نسبتا قدیمی است که پیدایش آن به سلسله هان در چین برمی گردد. اما تفسیر مدرن این ایده در قرن 18 فرانسه پدیدار شده است.

اصطلاح بوروکراسی کلمه ای ترکیبی است که ریشه آن به زبان‌های فرانسوی و یونانی بازمی‌گردد. این اصطلاح از کلمه فرانسوی bureau به معنای میز کار یا دفتر و واژه یونانی kratein به معنای حکومت کردن تشکیل شده است. کاربرد این دو کلمه به صورت مرکب در کنار یکدیگر تقریبا معنایی مانند فرمانروایی به واسطه یا از روی میز یا دفتر را می‌رساند. این کلمه اولین بار پس از انقلاب فرانسه به طور رسمی در فرانسه استفاده شد. از آنجا، استفاده از این کلمه و مفهوم در سراسر جهان گسترش یافت.

ماکس وبر، جامعه شناس آلمانی قرن نوزدهم، یکی از اولین محققانی بود که از این واژه استفاده کرد و نفوذ آن را گسترش داد. او توصیفی مثبت (ایده‌آل‌گرا) از مفهوم بوروکراسی داشت و بوروکراسی ایده‌آل را هم کارآمد و هم عقلانی می‌دانست. او معتقد بود که بوروکراسی نقش افراد دخیل در فرآیندها را به وضوح مشخص می کند و به محدود سازی دامنه تمرکز اهداف اداری کمک می کند. از نظر وبر، بوروکراسی کلید سرمایه داری بود زیرا به سازمان ها اجازه می داد تا علیرغم تغییر و جابه‌جایی مداوم افراد تداوم داشته باشند.

بوروکرات کیست؟

اصطلاح بوروکرات به کسی اطلاق می شود که عضو یک بوروکراسی است. این اصطلاح ممکن است به شخصی که یکی از مقامات دولتی است  یا فردی در موقعیت قدرت مانند مدیر اجرایی یا عضو هیئت مدیره یک شرکت یا سازمان دیگر اشاره کند.

ویژگی مثبت بروکراسی چیست؟

بوروکراسی ها ممکن است به سازمان ها کمک کنند تا عملکرد روان و کارآمدی داشته باشند. این مسئله به سازمان‌های بزرگ اجازه می‌دهد تا فرآیندهای خود را ساده‌سازی کنند و به نظام‌ها و رویه‌های خود نظم دهند. بدین ترتیب، مدیریت سازمان آسان تر می شود و آشفتگی فرآیندها کمتر می شود. بوروکراسی‌ها معمولاً شامل تقسیم کار در بین افراد با نقش‌های کاملاً مشخص هستند. بروکراسی‌ها همچنین تضمین می کنند که با همه به طور یکسان و منصفانه رفتار شود، به این معنی که هیچ تعصبی نسبت به فردی وجود نداشته باشد. به عنوان مثال، دولت همه را مجبور می‌کند تا برای دریافت مزایایی مانند وام‌های دانشجویی، کاغذبازی‌های مشابهی (اغلب دست و پاگیر) را انجام دهند.

ویژگی منفی بروکراسی چیست؟

افراد اغلب به دیده تحقیر به بوروکراسی ها نگاه می‌کنند زیرا به نظر آن‌ها در بروکراسی‌ها رویه ها بیش از کارایی ارزش دارند. بسیاری از افراد عادی احساس می‌کنند که در بروکراسی‌ها ممکن است قوانین و کاغذبازی‌های اداری روی هم انباشته شوند. این ویژگی باعث می‌شود تا بروکرات‌ها اغلب به عنوان افراد تشریفاتی نامیده می‌شوند و شرکت ها باید برای دست‌یابی به اهداف خاص خود مانند استقرار کسب‌وکار بایستی بر آن غلبه کنند. اغلب ممکن است مسیریابی از میان این قوانین و مقررات دشوار باشد و حتی ممکن است این قوانین برخی افراد مانند افراد ثروتمند را بر دیگران ترجیح دهند.

رایج‌ترین ویژگی‌های بوروکراسی چیست؟

برخی از رایج ترین ویژگی های بوروکراسی‌ ها عبارتند از سلسله مراتب، قوانین و مقررات و تخصص می باشد. سلسله مراتب مقیاس های قدرت را تعیین می کند – افرادی که بیشترین قدرت را دارند در بالاترین رده‌ها هستند و افرادی که کمترین قدرت را دارند در پایین سطوح قرار می‌گیرند. قوانین و مقررات معمولاً رسمی هستند و نحوه انجام و اجرای فرآیندها و عملکردها را نشان می‌دهند. تخصص مستلزم استفاده از آموزش است تا افراد بتوانند وظایف خود را در این ساختار به درستی انجام دهند.

سخن نهایی

بوروکراسی ها در اطراف ما وجود دارند و در شرکت هایی که برای آنها کار می کنیم تا دولت هایی که بر کشورهای جهان ما حکومت می کنند حاضر هستند. بروکراسی‌ها برای اطمینان از انجام موثر کارها و مطابقت آن‌ها با قوانین ایجاد می‌شود- به این معنی که افراد از قوانین پیروی کنند، خواه این قوانین انجام بررسی های بهداشتی و ایمنی در حین کار، گرفتن مجوز برای اجرای یک پروژه ساختمانی یا دسترسی به مزایای دولت باشد.

همان‌قدر که قرار است بوروکراسی‌ ها  همه کارکنان را در مسیر هدف حفظ کنند اغلب به دلیل دست و پا گیر بودن و تأکید بر رویه و سیاست به جای انجام کارآمد امور مورد انتقاد قرار می‌گیرند. صرف نظر از اینکه چه احساسی نسبت به آنها دارید – چه مثبت باشد یا منفی – بوروکراسی ها از بین نخواهند رفت. آنها در واقع بخشی از ساختار بسیاری از سازمان ها هستند.