ثبت اسناد و املاک کشور به سرفه افتاد؟

گزارشات مردمی متعدد و متواتر رسیده به اقتصاد آنلاین نشان از آن دارد که وضعیت ثبت اسناد و املاک در کشور این روزها دچار مشکل شده است. یکی از افرادی که با اقتصاد آنلاین تماس گرفته نوشته است: "بیش از 20 روز است برای مشکلات ثبتی، نتوانسته ام سند خانه ام را تعویض کنم. در حالی که در صف گرفتن وام هستم و به سند نیاز دارم". افراد دیگری از مشکلات اینترنتی سایت ثبت شرکت ها و ... خبر می دهند. دلیل این مشکلات، اینترنتی شدن ثبت اسناد و املاک در کشور است. ظاهرا بدون تدارک فنی لازم در سازمان ثبت و نیز دفاتر، این اینترنتی شدن اتفاق افتاده در حالی که روش سنتی به کلی کنار گذاشته شده است. همین باعث شده تا در ابتدای امر مشکلاتی پیش آید. هرچند اقتصاد آنلاین از مدرن شدن ثبت شرکت ها در کشور کاملا استقبال می کند، اما بهتر نبود یک دوره انتقالی برای این امر در نظر گرفته می شد تا مشکلات سیستم مشخص گردد؟

در همین زمینه، سخنان دکتر تویسرکانی رییس سازمان ثبت و نیز برخی از مردم و سردفتران را در ادامه ملاحظه می کنید:

مشکل از سردفتران است

در این زمینه، مدیر آی تی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور علل بروز مشکلات در طرح ثبت آنی را مشکلات برخی دفاتر خواند.

بردیا صدرنوری اظهار کرد: در اجرای طرح ثبت آنی معاملات که از 26 شهریور آغاز شده تاکنون 68 هزار و 345 سند به ثبت رسیده است.

وی افزود: از این تعداد 17 هزار و 994 سند بیع، 26 هزار و 725 سند وکالت، 3 هزار و 429 سند رهنی و مابقی شامل انواع اسناد رسمی بوده است.

مدیر آی تی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در ادامه با اشاره به ثبت 6 هزار و 338 سند از سوی دفترخانه های اسناد رسمی گفت: برخی از دفاتر با ابراز گلایه از عدم دسترسی به سیستم اظهاراتی خلاف واقع و بر علیه سازمان ثبت اسناد و املاک کشور داشته اند و این در صورتی است که قطعی اینترنت به صورت مقطعی و کاهش سرعت و پهنای باند یکی از دلایل عدم دسترسی بوده است.

صدرنوری در ادامه تصریح کرد: برخی از دفاتر اسناد رسمی باید در دوره آزمایشی این طرح دفاتر خود را به خطوط ارتباطی مورد نیاز مجهز می کردند که این کار صورت نگرفت.

وی افزود: همچنین بی میلی برخی از افراد در استفاده از این سامانه و استفاده نکردن برخی از کاربران از سیستم در دوره آزمایشی مشکلاتی را رقم زده که باید با صبر و شکیبایی منتظر برطرف آن ها باشیم.

از روش سنتی تا مدرن

سردفتر یکی از دفاتر اسناد رسمی تهران مشکل را این طور بازگو می‌کند: پیش از این، اسناد رسمی روی اوراقی که همه می‌شناسند، به شکل سنتی و دستی تنظیم می‌شد. از دو سال قبل زمزمه‌هایی مبنی بر این که در راستای برنامه ۵ ساله پنجم توسعه، سازمان ثبت اسناد نیز مکلف است اسناد را به شکل الکترونیکی ثبت و صادر کند، شنیده شد.‏

‏ در این دو سال، گروه‌های کارشناسی متعددی در رشته‌های انفورماتیک، ثبت سند و حقوق، مساله را بررسی و نرم افزار مورد نظر را تهیه کردند تا وقتی متعاملین به یک دفتر ثبت اسناد مراجعه می‌کنند،‌مراحل صدور سندهایشان علاوه بر بایگانی آن دفترخانه، در بانک الکترونیکی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور نیز ثبت شود. به این ترتیب، وقتی آنان از دفترخانه خارج می‌شوند، هر زمان بخواهند می‌توانند با مراجعه به سایت مربوطه، اطلاعات و هزینه‌های مرتبط با سند تنظیمی خود را مشاهده کنند.

این سردفتر در توضیح چگونگی مکلف کردن دفترخانه‌ها به اجرای ثبت الکترونیکی که به نام «ثبت‌آنی» هم خوانده می‌شود، می‌افزاید: در چند هفته اخیر، کارگاه‌های آموزشی متعددی برای سردفتران برگزار شد تا روش استفاده از نرم افزار، به آنان آموخته شود.

پس از اجرای دوره آزمایشی طرح در چند دفترخانه، اعلام شد از تاریخ ۲۶ شهریورماه ۱۳۹۲، طرح ثبت الکترونیکی اسناد به شکل همزمان در سراسر کشور اجرایی می‌شود و از این تاریخ، تمامی اسناد باید صرفا با همین شیوه ثبت و روش سنتی کاملاً کنار گذاشته شود.

وی در توضیح مشکلاتی که پس از افتتاح سامانه الکترونیکی ثبت اسناد و املاک برای دفترخانه‌ها و مردم پیش آمده است، می‌گوید: اما نکته اینجاست که ما هنوز زیرساخت‌ها و بستر‌های لازم برای اجرای چنین طرح بزرگی را نداریم. موانع دسترسی سریع و آسان به اینترنت در کشور در کنار ایرادهایی که در نرم افزار این سامانه وجود دارد، مشکلاتی را طی همین چند روز اول افتتاح طرح، برای ما به وجود آورده است. در روز اول استفاده از این سامانه، بسیاری از دفاتر ثبت اسناد، قادر نشدند به آن وصل شوند و از آن استفاده کنند، زیرا با وصل شدن یکباره ۷- ۶ هزار دفترخانه به سامانه، دسترسی به آن با اشکال مواجه شد. در دفتر خود ما، در روز اول، فیلترشکن لازم برای ارتباط با سیستم، کار نمی‌کرد.

اشکالات حقیقی و حقوقی!

سردفتر اسناد رسمی، در پاسخ به این پرسش که آیا برای ورود به سامانه ثبت الکترونیکی اسناد نیز نیاز به فیلترشکن هست، می‌گوید: بله، این برنامه در فضای تحت وب خاصی کار می‌کند، زیرا چنین سیستمی که با مال و زندگی مردم سر و کار دارد، باید از امنیت بالایی برخوردار باشد.

طراحی نرم افزار تنظیم سند، آسان نیست و نیاز دارد تا از ابعاد مختلف حقوقی و رایانه‌ای، دیده و آزموده شود. بهتر بود سامانه آزمایشی که در چند دفترخانه شروع به کار کرده بود، به کار خود ادامه می‌داد تا با تانی و تجربه بیشتر، فرصتی برای شناخت مشکلات نرم افزاری سیستم داده می‌شد، یا برای مدتی هردو شکل ثبت سنتی و الکترونیک در کنار هم، قابل استفاده بود تا فشار از روی سیستم و سردفتر برداشته می‌شد و کار مراجعان به تاخیر نمی‌افتاد. ما هم به مرور اشکالات برنامه را پیدا و به گروه پشتیبانی نرم افزاری اعلام می‌کردیم تا برطرف شود.

وی در پاسخ به این پرسش که چه نوع اشکالات حقوقی در نرم افزار ثبت الکترونیکی اسناد وجود دارد، می‌گوید: مثلا ما می‌خواهیم یک سند وکالت کاری تنظیم کنیم. مراحل مختلف برنامه را طی می‌کنیم و پیش نمایش سند را می‌گیریم، اما در متن آن، کلماتی مثل«مورد معامله»‌وجود دارد که اصلا در بحث وکالت دادن، مطرح نیست و ما نمی‌توانیم چنین چیزی را چاپ کنیم و به دست مردم بدهیم.‏

سردفتر یکی دیگر از دفترخانه‌ها می‌گوید: کسی که این برنامه را نوشته، تصوری از سندنویسی نداشته است. به عنوان مثال، شرکت‌ها به لحاظ قانونی به چند دسته سهامی خاص، عام، تضامنی، با مسئولیت محدود و تعاونی تقسیم می‌شوند، اما در این نرم افزار، دسته بندی با عناوین دولتی، نیمه دولتی، خصوصی و حکومتی، انجام شده است. نوع شرکت را هم حتما باید تعیین کنی تا وارد مرحله بعد بشوی. برای سردفتر سوال پیش می‌آید که این تقسیم بندی بر اساس کدام قانون انجام شده است؟ فرق شرکت دولتی و حکومتی چیست؟ چه خاصیتی دارد، اصلا به ما چه ربطی دارد! یا فرضا این که تعداد وکلا یا موکلان، چند نفر باشد، برای برنامه تعریف نشده است و طبق تعریف آن، فقط یک نفر فروشنده و یک نفر خریدار باید وجود داشته باشد. تهیه پیش نویس هر سند، ۵۰ دقیقه وقت می‌گیرد وگاهی اصلا نمی‌شود وارد برنامه شد. وقتی به کسی که برای آموزش برنامه آمده بود گفتیم این قسمت‌ها از نظر حقوقی غلط است، گفت من برنامه نویسم و این چیزها را نمی‌دانم!

تجربه‌های الکترونیکی پیشین

می پرسم: با توجه به این که عده‌ای از سردفتران، سن بالاتری دارند، آیا بخشی از اشکالات به وجود‌آمده، نمی‌تواند ناشی از ناآشنایی آنان با نرم افزار و عدم موفقیت شان به هنگام آموزش باشد؟

پاسخ سردفتران این است: دفترخانه‌ها مدت‌هاست امور الکترونیکی را تجربه می‌کنند، مثلا برای صدور گواهی امضای الکترونیکی که به صورت کامپیوتری، امضایی از بازرگان یا شخص حقیقی و حقوقی دیگر، گرفته می‌شود تا او بتواند بدون حضور فیزیکی، مکاتبات خود در برخی مراجع را دنبال کند، لازم بود سردفتران با رایانه آشنا باشند.‏

‏ پیش از این، تنظیم اظهارنامه‌های مالیاتی به شکل دستی انجام می‌شد، اما الان شما در دفترتان می‌نشینید و فیش مالیات را با گواهی امضای خود می‌پردازید و دیگر نیازی به حضور در وزارت دارایی ندارید. با این حساب، کار با نرم افزار ثبت الکترونیکی، مشکل نیست. در حال حاضر، حداقل مدرک سردفتران، لیسانس است، ضمن آن که جوانان تحصیلکرده‌ای در دفاتر ثبت اسناد مشغول به کارند و لازم نیست امور رایانه‌ای را خود سردفتر انجام بدهد. اتفاقا ما از این طرح که در راستای قانون توسعه کشور هم هست، استقبال می‌کنیم، زیرا در درازمدت کار خودمان راحت‌تر می‌شود، اما باید دید این برنامه، با توجه به نبود زیرساخت‌ها، قابلیت پاسخگویی کافی را دارد یا خیر؟

یکی از آنها می‌گوید: البته کانون سردفتران به عنوان نماینده دفترخانه‌های ثبت اسناد رسمی، این مسایل را با سازمان ثبت اسناد و املاک کشور درمیان گذاشت و قرار شد ما اشکالات را اعلام کنیم تا بررسی شود، اما باید توجه داشت که این وسط، زندگی بعضی از مردم در معرض خطر قرار می‌گیرد. ممکن است کسی با دیر و زود شدن انجام مراحل ثبت سندش، ضرر زیادی متحمل شود، معامله اش فسخ شود، مجبور به پرداخت خسارت دیرکرد بشود و حتی در معرض ورشکستگی قرار بگیرد. ‏

فرضا امروز مشتری چندساله من به اعتبار این که هربار به اینجا ‌آمده، کارش به موقع انجام شده است، به من مراجعه می‌کند و می‌گوید بعد ازظهر مسافرم و باید وکالتنامه‌ای را تنظیم کنم. اگر من نتوانم به سامانه متصل بشوم و کار او را انجام بدهم، چه می‌شود؟ ناگزیر یا باید مسافرتش را لغو کند و یا برای انجام امورش به مشکل برمی خورد. یا معامله‌ای که حتما باید امروز انجام شود، اگر به خاطر کندی سرعت اینترنت یا به وجود آمدن یک مشکل نرم افزاری انجام نشود، برای طرفین آن، بارحقوقی دارد و ‌آنان را دچار مشکل می‌کند.

گر صبر کنی، ز غوره حلوا سازی؟!

رئیس یکی دیگر از دفترخانه‌ها با بیان همین اعتراض، می‌افزاید: ما ۸-۷ هزار دفترخانه داریم که برخی از آنها دو سه کاربر دارند و با چند دستگاه کامپیوتر کار می‌کنند. سامانه ثبت الکترونیکی، گنجایش پذیرش این همه کاربر را ندارد. خیلی وقت‌ها تاریخ ثبت سند، دست ما نیست و معامله کننده‌ها باید در روز مشخصی سندشان را ثبت کنند. اگر ما نتوانیم این کار را به موقع انجام بدهیم، تکلیف چیست؟ ‏

در مواردی که یکی از طرفین معامله به موقع حاضر نشود یا پولش کامل نباشد یا مدارک لازم را نیاورد یا بزند زیر معامله، دفترخانه باید برای او گواهی عدم حضور صادر کند تا دادگاه بر اساس آن، رای بدهد. حالا اگر من نتوانم در روز مقرر، این گواهی را صادر کنم، چه می‌شود؟ دادگاه چگونه باید رای بدهد؟ کسی که معامله به ضررش می‌شود،‌می تواند دبه دربیاورد و بگوید سند به موقع ثبت نشده است. جالب اینجاست که مامور انفورماتیک سازمان ثبت گفته است مردم صبوری کنند تا مشکلات برطرف شود، درحالی که مشکلات معاملات مردم، ایستادن پشت چراغ قرمز نیست تا با صبوری کردن حل شود!

طرح بزرگ ملی

دکتر احمد تویسرکانی، در نشست مطبوعاتی با محوریت اجرای طرح ثبت الکترونیک اسناد رسمی(ثبت آنی) به خبرنگاران گفته است: از آنجا که اقدامات بیش از ۷ هزار دفترخانه اسناد رسمی کشور، نقش مهمی در تثبیت مالکیت و پایداری اقتصادی دارد و سالانه بیش از ۲۵ میلیون سند در موضوع‌های مختلف، در این دفترخانه‌ها تنظیم می‌شود،‌ساماندهی این حوزه از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. در شیوه سنتی و کاغذی، مشکلات فراوان و هزینه‌های زیادی متحمل می‌شدیم. تمامی اطلاعات، در یک دفترخانه محصور و ارزیابی و کنترل آنها دشوار بود.‏

‏ از سوی دیگر، مقدمه تنظیم اسناد رسمی، مکاتبات متعدد با دستگاه‌های مختلف از جمله سازمان ثبت بود و در این زمینه، ده‌ها میلیون مکاتبه اداری انجام می‌شد و مراجعات متعدد و صرف هزینه‌های فراوان لازم بود.

در این میان، خطاها و مشکلات فراوان از جمله اشتباه در تنظیم اسناد و احیانا بزه جعل، اتفاق می‌افتاد. متن قراردادها در برخی دفترخانه‌ها دست نویس بود و در آنها عبارات نادرستی به کار می‌رفت. کاغذهای مورد استفاده، بزرگ و نیم برگی بود که وارد کردن و تحت فرم درآوردن آن در چاپخانه دولتی و توزیع آن، مشکلات خود را داشت.

همه این فرآیندها از لحاظ حقوقی و حرفه‌ای طی یک سال و نیم گذشته بررسی و ساماندهی شد و پس از صدها ساعت کار کارشناسی با مشارکت حقوقدانان، مدیران ثبت و سردفتران اسناد رسمی و برگزاری بیش از ۱۸ هزار نفر- ساعت کار آموزشی چهره به چهره در جلسات متعدد، خوشبختانه از تاریخ ۲۶ شهریور ۱۳۹۲ به میمنت سالروز ولادت حضرت ثامن الحجج(ع)، طرح ثبت الکترونیک اسناد رسمی در سراسر کشور به مرحله اجرا در آمد. جالب اینجاست که به طور اتفاقی، اولین سند الکترونیک از طریق دفترخانه ۱۷۳ شهر مشهد در سرور مرکــزی سازمان به ثبت رسید که ان شاءالله نشانه عنایت امام رضا(ع) به این طرح است.

کارآمدی طرح ثبت الکترونیک اسناد

به گفته دکتر تویسرکانی، طی دو روز، ۲۵ هزار و ۲۵۰ سند الکترونیک، ثبت شده است و۵ هزار و ۴۲۹ دفترخانه، عملیات ثبت الکترونیک را انجام داده‌اند که نشان می‌دهد این سامانه به نحو موثر و خوبی کار می‌کند و برخی ادعاها درباره ناکارآمد بودن آن، نادرست است.

وی در پاسخ به پرسش خبرنگار ایسنا درباره این که مطابق آمار، ثبت روزانه ۴۵ هزار سند در کشور لازم است و هنوز با رقم آرمانی فاصله وجود دارد، می‌گوید: به یاری خدا و با خو گرفتن همکاران با سامانه و توسعه کار، شاهد افزایش تعداد ثبت اسناد خواهیم بود. اگر در گذشته، دفترخانه‌ها به دنبال کارمندان و منشیان خوش خط بودند، الان باید به فکر استخدام کارمندانی آشنا با فناوری‌های روز باشند.

وی می‌افزاید: انجام امور ملی و بزرگی که همه مردم با آن سر و کار دارند، همواره با مشکلاتی مواجه می‌شود و ما هم دراین باره دغدغه‌هایی را پیش بینی می‌کردیم که باید با تعامل و همکاری مردم و همه دستگاه‌ها از بین برود. در این سیستم به شکل خودکار، امکان ثبت سند به کسانی که طبق احکام قضایی، ممنوعیت معامله دارند، داده نمی‌شود و از طریق تعامل با ثبت احوال، هویت افراد صاحب سند در دسترس است. درباره مشکلات اینترنت و نگرانی‌ها و شکایات احتمالی‎ ‎هم کارگروه‌های اورژانسی‎ ‎‏ پیش بینی کرده‌ایم که امکان تماس با آنها از طریق پورتال سازمان، مهیا است. شماره تلفن ۶۳۴۸۵ نیز در اختیار مردم و سردفتران قرار گرفته است تا پرسش‌های آنان را پاسخ دهد. در دو روز اول، بیش از ۴۰۰۰ تماس با این شماره داشته‌ایم که همگی مورد پیگیری موثر واقع شدند.

بر هم زدن حیاط خلوت‌ها!‏

درحالی که تعداد بالای تماس‌های گرفته شده با شماره شکایات، می‌تواند موید وجود مشکلات متعدد در استفاده از سیستم ثبت الکترونیک اسناد باشد، آقای تویسرکانی معتقد است: برخی به لحاظ ناآگاهی انتقاداتی را مطرح می‌کنند و برخی به دلیل ناراحتی؛ زیرا شفاف سازی در کار ثبت اسناد، خیلی از حیاط خلوت‌ها را بر هم خواهد زد!‏

وی می‌گوید: همیشه تصور بر این بود که سازمان ثبت، ابتدایی‌ترین و سنتی‌ترین سازمان‌ها است و شاید کسی فکر نمی‌کرد این سازمان بتواند بر شیوه سنتی و کاغذی که برای یکصدسال، اسناد در آن تلنبار شده بود، غلبه کند، اما امروز طلیعه برون رفت از یک سیستم سنتی به یک سیستم ثبت مدرن، مشهود است و ان شاء‌الله اشکالات آن نیز با صبر و حوصله و تحلیل، حل خواهد شد. با افتتاح طرح الکترونیک اسناد، ده‌ها میلیون مراجعه در کشور کاهش پیدا کرده است، اسناد مالکیت نیز مانند اختراعات، نشان‌های معروف تجاری(برند) و ازدواج و طلاق ثبت می‌شوند و امکان سوء استفاده و تخلف در این حوزه از میان می‌رود.

آقای تویسرکانی در پاسخ به پرسش گزارشگر روزنامه اطلاعات درباره استفاده ترکیبی از روش‌های سنتی و مدرن تا زمان برطرف شدن اشکالاتی از قبیل سرعت پایین اینترنت در کشورمان، گفت: سند، حکم اسکناس را دارد و همان طور که شما نمی‌توانید چند نوع سیستم پولی رایج داشته باشید،‌فرمت( شکل) اسناد نیز باید مشخص، هماهنگ و سراسری باشد، ضمن آن که نباید تصور کرد که اگر اینترنت قطع باشد، کاری انجام نمی‌شود. اولین قدم در ثبت اسناد، تهیه پرینت (فرم چاپی) به عنوان پیش سند است که کنترل مدارک و جرح و تعدیل‌های لازم روی آن انجام می‌شود و ثبت سند می‌تواند در فرصت مناسب و بدون حضور اصحاب سند انجام بگیرد.‏

‏مطابق اطلاعات سامانه، برخی دفترخانه‌ها که احساس مسئولیت بالاتری داشتند، از ساعت ۷ و ۵۵ دقیقه صبح یا حتی در ساعت ۳ نیمه شب، به ثبت سند پرداخته اند.

دکتر تویسرکانی با مراجعه به آمار سامانه، دفترخانه شماره ۱ فیروزکوه به سردفتری محمد ذبیحی فیروزجانی را مثال می‌زند که سندی را در ساعت ۲ و ۴۴ دقیقه نیمه شب ثبت کرده است. او می‌گوید: در نهایت حتی با در نظر گرفتن کندی اینترنت، کار الکترونیک، سریع‌تر از روش سنتی و دستی انجام می‌شود. می‌بینید که در حال حاضر، فعالیت‌های بانکی هم در بستر مجازی و با استفاده از اینترنت انجام می‌شود و مشکلات این حوزه‌ها مشابه یکدیگر است. با راه اندازی اینترنت ملی(اینترانت) بسیاری از مشکلات موجود مرتفع خواهد شد.