نرم افزار مدیریت قراردادها و پیمان‌ها
این روزها با گسترده تر شدن دنیای اقتصاد، قراردادهای بسیاری در تمام حوزه های اقتصادی اعم از تولیدی، پیمانکاری، دولتی، صنعتی، بانکی و .... منعقد و ثبت می‌شوند. مدیریت این تعداد از قراردادهای مختلف که هر کدام تبصره های گوناگونی دارند، برای تمام سازمان ها و بنگاه های اقتصادی چالش بزرگی را به وجود آورده است.
به گزارش اقتصاد آنلاین، یکی از این چالش ها، ایجاد سردرگمی در سطوح قراردادی با پیمانکاران مختلف است که با وجود کنترل آن ها در واحد کنترل پروژه، گاهی اختلافاتی با واحد مالی به وجود می آید که برای از بین بردن این اختلافات، مدیریت تاریخ قراردادها، تمدید یا بازگشت سپرده ها و تضامین مربوط به قرارداد و ... باعث شده که سازمان ها و سایر بنگاه های اقتصادی بخواهند از نرم افزار مدیریت قراردادها استفاده کنند.
همچنین با توجه به ارتباط کنترل قراردادها با نرم افزار انبار، ، نرم افزار خرید و تدارکات و نیز نرم افزار مالی، مدیریت قراردادها و دسترسی به اطلاعات آن ها در هر زمان و هر مکان، کار آسانی به نظر نمی آید برای همین استفاده از نرم افزاری که بتواند از قراردادهای سازمان پشتیبانی کرده، آنها را تجزیه و تحلیل، پیاده سازی و مدیریت کند و در عین حال ارتباط با سایر نرم افزارها را حفظ نماید، بسیار حائز اهمیت می باشد.
نرم افزار مدیریت قراردادها، نرم افزاری منحصر به فرد است که به راحتی امکان مدیریت همه قراردادهای منعقد شده را دارا می باشد. این نرم افزار تمام فرآیندهای سازمان را از مدیریت قراردادها، مفاد قراردادها و جرائم گرفته تا تسویه حساب کامل، مدیریت می کند. همچنین تعداد قراردادهای منعقد شده، پیگیری مهلت های هر قرارداد و تغییرات به وجود آمده در آن را با استفاده از این نرم افزار می توان بررسی کرد و گزارشاتی کامل و یکپارچه از آن ها به دست آورد.
اهداف استفاده از نرم افزار مدیریت امور قراردادها عبارتند از:
1- هدایت سازمان در جهت یکسان سازی قراردادها
2- مدیریت متمرکز و بهینه قراردادها
3- کاهش خطاهای واحد کنترل در بخش حسابداری
4- ثبت و پیگیری سوابق قراردادها
5- ایجاد تغییرات لازم در قرارداد از ابتدا تا انتهای کار
6- نظارت بر روند اجرای مفاد قرارداد
7- کنترل مالی قراردادهای منعقد شده
همچنین از مزایای نرم افزار مدیریت امور قراردادها می توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:
1- کنترل های مالی مداوم در طول دوره قرارداد بر اساس مفاد آن
2- آسان نمودن عملیات ثبت و پرداخت های قرارداد در اسناد مالی
3- مدیریت عوامل موثر در عملیات پرداخت صورت وضعیت ها
4- پوشش هم زمان انواع قراردادهای پیمانکاری، کارفرمایی و مشاوره بر اساس نیاز سازمان
5- قابلیت ذخیره سازی تمامی قراردادها به صورت الکترونیکی
6- قابلیت ارائه اطلاعات کامل پیمانکاران و قراردادهای منعقد شده با آن ها
7- امکان استفاده از آن به صورت چند کاربره
8- امکان دسترسی در هر زمان و هر مکان به صورت تحت وب
9- امکان ارسال آلارم ها و پیام های لازم به کاربران
10- امکان ارائه ی گزارشات مختلف و ثبت نمودارها
11- ثبت صورت وضعیت به صورت نامحدود برای هر قرارداد ثبت شده
12- امکان ثبت تمامی اطلاعات مربوط به قراردادهای هزینه ای و درآمدی
13- داشتن پشتیبانی قابل اعتماد
14- امکان گزارش گیری آنلاین برای قراردادهای مختلف
15- کاهش مصرف کاغذ در سازمان
16- امکان ماندگاری اطلاعات بعد از مدت زمان طولانی
17- قابلیت بهینه سازی و توسعه این نرم افزار بر اساس نیاز سازمان
18- امکان ارزیابی و مقایسه پرداخت های انجام شده با سایر شرایط قراردادی به صورت مداوم
19- امکان اتصال به سایر نرم افزارهای هر کسب وکار از طریق وب سرویس
20-امکان کانورت اطلاعات
و ...
نرم افزار مدیریت امور قرارداد محاسبان، قادر به ثبت انواع قرارداد (خرید و فروش ، پشتیبانی ، پیمانکاری و ...) به‌عنوان پیمانکار و یا کارفرما با جزئیات و اطلاعات تکمیلی است؛ البته که این سیستم شرایط و خواسته‌های بخش‌های مختلف ادارات دولتی و خصوصی را پوشش می‌دهد. این نرم افزار در راستای چشم انداز نرم افزارهای یکپارچه، قابلیت ارتباط با سایر نرم افزارها مانند نرم افزار حسابداری مالی را دارد تا بتواند صدور سند اتوماتیک با جزئیات و تفکیک مراکز هزینه، پرونده، شرح آرتیکل‌های دقیق را انجام دهد. همچنین امکان ارتباط با نرم افزار خزانه داری به منظور بررسی پرداخت‌های پیمانکاران و یا گزارش گیری دقیق و جامع برای هر صورت وضعیت را داراست که در نهایت سهولت در کار و البته کاهش اشتباهات کاربری و ایجاد گزارش‌های مطلوب مدیریتی را به ارمغان می‌آورد. در نرم افزارمدیریت امور قراردادها علاوه بر ثبت پارامترها و بندهای قرارداد، عملیات مهم پیگیری‌های مالی و کنترل بازه‌های زمانی تعیین شده هر قرارداد کمک شایانی به کنترل و مدیریت هر قرارداد می‌نماید و در انتهای اجرای پروژه با تجزیه و تحلیل گزارشات عملکرد، کاربران به راحتی می‌توانند قیمت تمام شده خدمات مربوطه را به مدیران ارائه دهند.
از جمله ویژگی های نرم افزار مدیریت امور قراردادهای محاسبان می توان به موارد زیر اشاره کرد:
1. قابلیت ثبت و مدیریت قراردادها با جزئیات کامل
2. امکان ثبت اسکن اصل قرارداد و الصاق کلیه ضمائم و پیوست‌های قرارداد با فناوری OCR
3. امکان ثبت و کنترل کسور قرارداد و درصدهای مربوطه
4. قابلیت ثبت و مدیریت پیگیری‌های قرارداد بر اساس کاربر و زمان
5. قابلیت تعریف کنترل سطح دسترسی کاربران مختلف
6. قابلیت ثبت الحاقیه برای قرارداد
7. قابلیت اعلام آلارم قراردادها و پیگیری‌های مربوطه برای کاربران
8. تعیین ضرایب کسور برای هر قرارداد به صورت درصد و همچنین به صورت مبلغ مشخص
9. صدور سند و تعیین پارامتر سرفصل حسابداری جهت صدور اتوماتیک
10. قابلیت ارتباط با سیستم خزانه داری جهت پرداخت‌های مستقیم
11. قابلیت درج تضامین قرارداد با جزئیات
12. ارائه گزارش تجمیعی و تفکیکی انواع صورت وضعیت و پرداخت‌ها به ازای سال مالی، کارفرما و پیمانکار
13. ارائه گزارش متمم و الحاقیه‌های قرارداد
14. قابلیت ارائه روکش‌ها مستقل از صورت وضعیت‌ها به صورت تفکیکی و تجمیعی
15. قابلیت صدور سند عملیات‌های مختلف شامل: صورت وضعیت، انواع آزادسازی‌ها، پیش پرداخت و تضامین بر اساس نوع قراردادها
16. قابلیت ارائه روکش مستقل و جامع برای هر قرارداد و هر صورت وضعیت
17. قابلیت ثبت و مدیریت پیگیری‌های قرارداد بر اساس کاربر و تاریخ و زمان
18. امکان مشاهده قراردادهای دیگر
19. ارائه گزارشات آماری متنوع شامل آمار قراردادها به تفکیک نوع قرارداد در هر ماه, آمار قراردادها به تفکیک هر ماه, نمودار مبالغ ریالی قراردادها به تفکیک ماه
20. ارائه گزارشات کامل و دقیق از قراردادها و آخرین وضعیت پیگیری آنها
و بسیاری از ویژگی های دیگر که باعث شده تا شرکت حساب رایان پارس در ارائه این نرم افزار نسبت به شرکت های دیگر موفق تر باشد و بسیاری از بانک ها، شهرداری ها و شرکت های خصوصی از این نرم افزار استفاده نمایند.
