سه اصل بنیادین در مدیریت

این باید خبر خوبی باشد. اما ما در همین راستا تجزیه و تحلیل خود را نیز انجام دادیم و به این نتیجه رسیدیم که تنها 15 درصد از شرکت‌های آمریکایی و کمتر از 5 درصد از شرکت‌ها در نقاط دیگر، از مجموع پنج امتیاز که ما برای اندازه گیری روش‌های مدیریت در نظر گرفتیم، بالای 4 امتیاز داشتند. ما متوجه شدیم مطلقا هیچ ارتباطی میان نتایج به دست آمده ما و ارزیابی‌های شخصی جمع‌آوری شده وجود نداشت. تحقیقات نشان داد که اکثریت قریب به اتفاق سازمان‌ها دیدگاه مبالغه‌آمیزی نسبت به روش‌های مدیریت خود داشته‌اند. واقعیت این است که بسیاری از آنها حتی قادر به برداشتن قدم‌های اولیه برای ایجاد معیارهای قابل دستیابی، حذف افراد ناکارآمد، جمع‌آوری اطلاعات مفید یا ایجاد طرح منسجم پاداش برای انگیزش کارکنان نبودند. این اشکالات به همان اندازه که در خدمات درمانی و آموزش رواج دارند، در سیستم تولید و خرده‌فروشی نیز رایج هستند. بیشتر فرصت‌های رشد در دستان مدیران تیم‌ها، حوزه‌ها، بخش‌ها و زیرمجموعه‌ها است. حتی کوچک‌ترین پیشرفت در روش‌ها می‌تواند تاثیر شگرفی داشته باشد. به عنوان مثال، ما دریافتیم که در میان تولیدکنندگان به دست آوردن یک امتیاز از 5 امتیازی که ما در نظر گرفته بودیم مستلزم 23 درصد بهره‌وری بالاتر، 14 درصد جمع‌آوری سرمایه از بازار و 4/1 درصد نرخ رشد فروش سالانه بالاتر است. اما آیا واقعا اگر یک شرکت خود را با روش‌های درست مدیریت منطبق کند، رو به جلو حرکت خواهد کرد؟ ما در تحقیق خود با بانک جهانی شریک شدیم تا به تولیدکنندگان در تاراپور هند، فرصت حضور در یک آزمایش را پیشنهاد کنیم. چهارده کارخانه توصیه‌های بسیار سطح بالایی را از مشاوران به طور رایگان دریافت می‌کردند. این مشاوران به آنها سه اصل مهم مدیریت را آموزش می‌دادند: تعیین هدف، ایجاد مشوق و نظارت بر نتایج کار. مشاوران به این کارخانه‌ها آموزش می‌دادند چگونه اهداف بلندمدت را با معیارهای کارآیی کوتاه مدت که هرچند مشکل، اما دست یافتنی است پشتیبانی کنند، چگونه به افراد کارآمد ارتقا و پاداش دهند و در عین حال افرادی را که کارآیی ضعیفی دارند مجددا آموزش دهند و آنها را تشویق کنند و چگونه اطلاعات مربوط به بهره‌وری را جمع آوری و تحلیل کنند تا بتوانند فرصت‌های رشد را شناسایی نمایند. این عمل، کارخانه‌ها را متحول کرد. ضرر تولیدکنندگان به طور متوسط 50 درصد کاهش یافت، موجودی انبار 20 درصد کم شد و بهره وری 10 درصد افزایش یافت. ضمنا کار مدیریت برای مدیران‌عامل نیز بسیار آسان‌تر شد که همین امر باعث شد امکانات بیشتری اضافه کنند و خط تولید را گسترش دهند. البته احتمالا هیچ کس برای پیشنهاد ارائه مشاوره رایگان به سراغ شما نخواهد آمد. اما مدیران می‌توانند با ارزیابی و سنجش دائم روش‌های خود و مقایسه خودشان با دیگران تاثیر عمده‌ای را در زمینه رشد سازمان شاهد باشند. شما می‌توانید در وب‌سایت ما (worldmanagementsurvey.org) سازمان خود را براساس کشور و صنعتی که در آن فعال هستید با یک معیار آزمون مدیریت مورد سنجش قرار دهید. ابزار تحلیلی ما مبتنی بر 18 روش است که در سه دسته‌بندی جای می‌گیرد؛ یعنی اهداف، مشوق‌ها و نظارت. اگر امتیاز شرکت شما خوب باشد، شما قدرت بیشتری دارید و واقعا بالاتر از سطح متوسط هستید. امتیازهای بالا مربوط می‌شوند به سنجش‌هایی چون بهره‌وری، بازگشت سرمایه به کار گرفته شده و بقای سازمان. اگر سازمان شما امتیاز خوبی به دست نیاورد، می‌توانید در همان سه حوزه‌ای که قبلا نام بردیم اقداماتی را در جهت پیشرفت اتخاذ کنید. ما دیده‌ایم که برخی از شرکت‌ها با مشخص کردن فرآیندهایی که می‌دانند باید تغییر کند (به عنوان مثال در حالتی که توسعه محصول بسیار کند پیش می‌رود) و سپس ابداع معیارهای سنجش برای نظارت پیشرفت فرآیند در کوتاه مدت و بلندمدت، آغاز خوبی را برای سازمان خود رقم می‌زنند. در حالت ایده آل، اهداف باید برای همه قابل مشاهده و برای همه سازمان قابل فهم باشد. این روش به شرکت‌ها کمک می‌کند به جای مخاطب قرار دادن یک فرد، بتوانند برنامه‌های عملی زمان‌بندی شده و موثر خود را در سراسر سازمان اجرا کنند. تغییرات کوچک می‌توانند جهت اعمال تغییرات بزرگ در آینده موثر باشند. در کارخانه‌های هند که ما مورد مطالعه قرار دادیم، توانستیم بر مقاومت ناشی از اجرای روش‌های مدیریت بهره وری با اعمال تغییرات در چند ماشین که در گوشه‌ای از کارخانه جای داشتند فائق آییم. این نتایج مثبت در نهایت توانست راهی را باز کند که بتوانیم کل کارخانه را نوسازی و متحول کنیم. انتظار موفقیت آنی را نداشته باشید. جنرال الکتریک، مک‌دونالد، نایک و تویوتا اکنون در جهان در میان بالاترین شرکت‌ها از لحاظ بهره‌وری هستند. اما آنها یک شبه به اینجا نرسیدند. طی سال‌ها تلاش، آنها اهداف متمرکزی را ایجاد کردند و مشوق‌های قدرتمندی تعیین نمودند و مرتبا کارآیی سازمان را مورد نظارت قرار دادند و همیشه به دنبال بهتر شدن بودند. شاید این اقدامات وقتی روزمره شود، عادی به نظر برسد. اما تاثیر آنها در طولانی مدت نشان می‌دهد که همین روش‌های ساده مدیریت تا چه حد عمیق و حتی ریشه‌ای هستند.

مترجم: رویا مرسلی نویسنده: نیکلاس بلوم منبع:aHBR