هزینه چیست و نحوه ثبت هزینه ها چگونه است؟

هزینه های مشترک شامل پرداخت صورتحساب تامین کنندگان، دستمزد کارکنان، اجاره کارخانه و استهلاک تجهیزات است. کسب‌وکارها مجازند برای کاهش درآمد مشمول مالیات و در نتیجه بدهی مالیاتی خود، هزینه‌ های قابل کسر از مالیات را در اظهارنامه مالیات بر درآمد از درآمد خود حذف کنند. با این حال، اداره مالیات (IRS) برای هزینه‌هایی که کسب‌وکارها می‌توانند در ازای آن‌ها کسر مالیات طلب کنند قوانین کاملا مشخصی دارد.

نکات کلیدی

کسب‌وکارها می‌توانند در ازای هزینه‌ های قابل کسر از مالیات در اظهارنامه مالیات بر درآمد خود کسر مالیات طلب کنند، مشروط بر اینکه دستورالعمل‌های اداره مالیات را رعایت کرده باشند.

حسابداران هزینه ها را به یکی از دو روش حسابداری زیر ثبت می کنند: مبنای نقدی یا مبنای تعهدی.

هزینه های کسب‌وکارها در حسابداری دو دسته اصلی دارند: هزینه های عملیاتی و هزینه های غیر عملیاتی.

اداره مالیات با هزینه‌های سرمایه‌ای متفاوت از بیشتر هزینه‌های دیگر تجاری رفتار می‌کند.

درک هزینه ها

یکی از اهداف اصلی تیم های مدیریت شرکت‌ها بیشینه‌سازی سود است. این امر با افزایش درآمد و در عین حال کنترل هزینه ها محقق می‌شود. کاهش هزینه ها ممکن است به شرکت ها کمک کند تا از فروش خود درآمد بیشتری کسب کنند.

با این حال، کاهش بیش از اندازه هزینه‌ها ممکن است اثرات مضری نیز داشته باشد. برای مثال، پرداخت هزینه کمتر برای تبلیغات هزینه‌ها را کاهش می‌دهد اما رویت‌پذیری و توانایی شرکت را برای دستیابی به مشتریان بالقوه نیز کاهش می‌دهد.

نحوه ثبت هزینه ها

شرکت ها جزئیات درآمدها و هزینه های خود را در صورت سود و زیان خود ارائه می‌کنند. حسابداران هزینه ها را به یکی از دو روش حسابداری زیر ثبت می کنند: مبنای نقدی یا تعهدی. در حسابداری بر مبنای نقدی، هزینه ها هنگام پرداخت ثبت می شوند. در مقابل، در روش تعهدی هزینه ها در زمان وقوع ثبت می شوند.

به عنوان مثال، اگر صاحب کسب و کاریبرای تمیز کردن فرش‌های دفتر در یک موسسه قالیشویی وقت رزرو کند شرکتی که از روش حسابداری بر مبنای نقدی استفاده می‌کند هنگام پرداخت فاکتور هزینه را ثبت می کند. بااین‌حال، بر اساس روش تعهدی حسابدار این شرکت هزینه تمیز کردن فرش‌ها را در زمان دریافت این خدمت ثبت می‌کند. هزینه‌ها عموماً بر مبنای تعهدی ثبت می‌شوند تا از مطابقت آن‌ها با درآمدهای گزارش‌شده در دوره‌های حسابداری اطمینان حاصل شود.

مهم

هزینه ها برای محاسبه درآمد خالص استفاده می شود. معادله محاسبه درآمد خالص برابر درآمد منهای هزینه است.

دو نوع اصلی هزینه‌های تجاری

هزینه های تجاری در حسابداری دو دسته اصلی دارند:

هزینه های عملیاتی: هزینه های مربوط به فعالیت های اصلی شرکت مانند بهای تمام شده کالاهای فروخته شده، هزینه های اداری و اجاره هستند.

هزینه‌ های غیرعملیاتی: هزینه‌هایی که مستقیماً با عملیات اصلی کسب‌وکار ارتباط ندارند. مثال‌های رایج این هزینه‌ها عبارتند از هزینه‌ های بهره و سایر هزینه‌های مرتبط با استقراض پول.

ملاحظات ویژه

هزینه های سرمایه ای

هزینه‌ های سرمایه‌ای که معمولاً به عنوان CapEx نیز شناخته می‌شوند، وجوهی هستند که شرکت‌ها برای خرید، ارتقا و نگهداری دارایی‌های فیزیکی مانند املاک، ساختمان‌ها، کارخانه‌های صنعتی، فناوری‌ها یا تجهیزات استفاده می‌کنند.

اداره مالیات با هزینه های سرمایه ای متفاوت از سایر هزینه های تجاری رفتار می کند. در حالی که بیشتر هزینه‌های انجام کسب‌وکار را می‌توان از درآمد کسب‌وکار مربوط به همان سال ایجاد این هزینه‌ها کسر یا حذف کرد، هزینه‌های سرمایه‌ای باید در طول زمان به حساب دارایی برده یا به تدریج حذف شوند.

اداره مالیات برنامه زمانی مشخصی دارد که تعیین می‌کند شرکت‌ها در هر سال چه بخشی از دارایی‌های سرمایه‌ای خود را می‌توانند از درآمد مشمول مالیات خود حذف کنند تا به تدریج کل کسر مالیات مربوط به آن را مطالبه کنند. تعداد سال‌هایی که کسر کامل هزینه‌های سرمایه‌ای از درآمد شرکت‌ها ممکن است طول بکشد به نوع دارایی وابسته است.

نمی توان همه هزینه ها را درآمد مشمول مالیات کسر کرد

به گفته اداره مالیات، هزینه‌های کسب و کارها برای اینکه واجد شرایط کسر مالیات شناخته شوند «باید هم عادی و هم ضروری باشند». عادی بودن به این معنی است که هزینه مربوطه در آن صنعت رایج یا پذیرفته شده باشد، در حالی که ضروری بودن به این معنی که هزینه برای کسب درآمد مفید باشد. صاحبان مشاغل اجازه ندارند هزینه های شخصی و غیر تجاری خود را به عنوان کسورات تجاری ثبت کنند. آنها همچنین نمی توانند برای هزینه های لابی‌گری، جریمه ها و مجازات‌ها کسر مالیات مطالبه کنند.

سرمایه گذاران می توانند برای اطلاعات بیشتر به نشریه 535 هزینه های تجاری در وب سایت اداره مالیاتی مراجعه کنند.