به عنوان مثال، به دارنده یک قرارداد آتی معمولا یک ابزار تحویل داده می شود که به عنوان رسید عمل می کند، به طوری که در هنگام انقضای قرارداد آتی می توان آن را با دارایی پایه مبادله کرد.
نکات کلیدی
رسیدها در معاملات بنگاه به بنگاه و همچنین معاملات بازار سهام نیز صادر می شود.
رسیدها همچنین برای مقاصد مالیاتی و به عنوان اثبات انجام برخی هزینه ها ضروری هستند.
تشریح رسید
رسیدها علاوه بر نشان دادن مالکیت به دلایل دیگری نیز اهمیت دارند. به عنوان مثال، بسیاری از خرده فروشان اصرار دارند که مشتریان برای تعویض یا بازگرداندن اقلام باید رسید خرید را نشان دهد، در حالی که دیگران درخواست می کنند که رسیدها – که معمولاً در چارچوب زمانی خاص صادر می شوند – برای اهداف گارانتی محصول تهیه شوند. رسیدها همچنین می توانند برای اهداف مالیات مهم باشند زیرا اداره مالیات ارائه اسناد مکتوب برای اثبات برخی مخارج خاص را ملزم می‌سازد. اداره مالیات (IRS) پیشنهاد می‌کند که مشاغل کوچک انواع رسیدهای زیر را در صورت ایجاد بایستی حفظ کنند:
رسیدهای ناخالص مانند نوارهای صندوق پول، اطلاعات سپرده (فروش نقدی و اعتباری)، دفاتر رسید، صورتحساب‌ها، فرم های 1099-MISC.
رسیدهای خرید و تهیه مواد خام (این رسیدها باید مبلغ پرداختی را نشان دهند و تأیید کنند که خریدهای تجاری ضروری بوده‌اند؛ این اسناد می‌توانند شامل چک‌های باطل شده یا سایر اسنادی باشند که گیرنده، مبلغ و گواهی پرداخت یا انتقالات الکترونیکی وجه را مشخص می‌سازند).
رسیدهای نوار صندوق پول
رسیدها و صورتحساب گردش کارت اعتباری
فاکتورها
فیش های تنخواه‌گردان برای پرداخت های نقدی کوچک
تصور می شود که شیوه نگهداری رسیدها برای اهداف مالیاتی از مصر باستان سرچشمه می گیرد. کشاورزان و بازرگانان به دنبال راه‌هایی برای مستندسازی معاملات خود بودند تا از استثمار مالیاتی جلوگیری کنند. در آن زمان به جای کاغذ از پاپیروس استفاده می‌شد. در دوران نوین‌تر، بانک های لندن از چاپخانه های انقلاب صنعتی برای چاپ رسید با مارک های خود استفاده می کردند.
واقعیت سریع
چاپ حرارتی متداول‌ترین شکل چاپ رسید فیزیکی است زیرا هزینه پایینی دارد و استفاده از آن آسان است. اما امروزه رسیدهای کاغذی به طور فزاینده ای جای خود را به منظور از رسید چیست و چرا اهمیت دارند؟ به شکل ایمیل یا سایر اسناد دیجیتالی داده‌اند.
الزامات اداره مالیات برای رسیدهای دیجیتال
استفاده از رسیدهای دیجیتال در حال تبدیل شدن به یک رویه عادی است. از سال 1997، اداره مالیات رسیدهای اسکن شده و دیجیتالی را به عنوان سوابق معتبر برای اهداف مالیاتی پذیرفته است. در رویه درآمد 97-22 بیان شده است که رسیدهای دیجیتالی باید دقیق و به راحتی قابل ذخیره، حفظ، بازیابی و تکثیر باشند. صاحب کسب و کار باید بتواند یک نسخه از آن را به اداره مالیات ارائه دهد.
اسناد دیجیتال مانند رسیدهای فیزیکی در معرض فرسودگی و پارگی قرار ندارند، اما در صورت خرابی هارد دیسک ممکن است از بین بروند. بنابراین عاقلانه است که آنها را در سرورهای ذخیره‌سازی ابری یا مکانی که همواره قابل دسترسی باشند ذخیره کرد.
رسیدهای کاغذی را می توان با استفاده از اسکنرهای رومیزی و برنامه های تلفن همراه به صورت دیجیتالی ذخیره کرد. این نوع فناوری‌ها می توانند داده‌ها را سازماندهی، گزارش هزینه را ایجاد و این داده ها را با نرم افزارهای حسابداری ادغام کنند.
مهم
همه اسناد برای اهداف حسابرسی مالیاتی معتبر نیستند. اداره مالیات اسناد مختلفی را تا زمانی که مبلغ، مکان، تاریخ و نوع هزینه در آنها مشخص شده باشد، می پذیرد.
